NPO法人が助成金を受けた後｜報告から逆算する

NPO法人が助成金を受けると、報告までの実務が始まります。

申請の書き方は、よく語られます。

一方、受けた後の進め方は手探りになりがちです。

この記事では、受けた後の要点を解説します。

採択されたら最初にすること

喜んだ後の、最初の作業です。

第一に、交付の決定の書面を読みます。

第二に、条件を全部確認します。

第三に、報告で何を求められるかを見ます。

第四に、いつまでに報告するかを確認します。

第五に、いつ入金されるかも確認します。

第六に、担当者の連絡先を控えます。

第七に、理事会で共有します。

最初の30分の確認が、一年を左右します。

読まずに始めるのが、いちばん危ういのです。

報告から逆算する

いちばん大切な考え方です。

第一に、報告で求められるものを一覧にします。

第二に、実施の記録、参加人数、写真、費用の内訳です。

第三に、それを集める形を先に作ります。

第四に、記録の様式を用意します。

第五に、担当を決めます。

第六に、毎回その場で書きます。

第七に、後からまとめようとしないでください。

写真も、後から撮り直せません。

報告の項目が、そのまま記録の項目になります。

始める前に、揃えておきましょう。

対象になる費目を確認する

お金の使い方には、条件があります。

第一に、何に使えるかが決まっています。

第二に、使えない費目もあります。

第三に、迷ったら事前に聞きます。

第四に、使ってから聞くのでは遅くなります。

第五に、費目ごとの上限がある場合もあります。

第六に、他の財源と混ぜない形にします。

第七に、記録も分けて残します。

会計や税務の具体的な処理は、専門家に相談してください。

条件は、助成する側ごとに違います。

手引きを、必ず読んでください。

計画を変えるとき

進めるうちに、変更が生じます。

第一に、勝手に変えないでください。

第二に、必ず事前に相談します。

第三に、内容の変更、時期の変更、費目の変更です。

第四に、手続きが必要な場合があります。

第五に、書面での届出を求められることもあります。

第六に、やり取りは記録に残します。

第七に、報告の段階で発覚すると、大きな問題になります。

相談すれば、たいていは対応してもらえます。

黙って進めることが、いちばん危険です。

早めに、連絡しましょう。

資金の流れに注意する

入金の時期が、運営に影響します。

第一に、事業の終了後に支払われる形が多くあります。

第二に、その間の費用は団体が立て替えます。

第三に、手元の資金で回るかを確かめます。

第四に、前払いがあるかも確認します。

第五に、概算での払いを認める場合もあります。

第六に、足りないなら早めに相談します。

第七に、事業は成功したのに資金が尽きる事態があります。

額ではなく、時期を見てください。

始める前に、計算しておきましょう。

記録の担当を決める

実務の要になる部分です。

第一に、記録の担当を決めます。

第二に、進行する人とは別にします。

第三に、写真の担当も別に置きます。

第四に、費用の記録の担当も決めます。

第五に、月に一度、集めます。

第六に、理事会でも進み具合を確認します。

第七に、担当が交代する場合の手順も決めます。

記録が抜けると、報告が書けません。

意識に頼らず、仕組みにしましょう。

事業そのものより、ここでつまずく団体が多くあります。

中間の報告

期間の途中で、報告を求められる場合があります。

第一に、時期を確認しておきます。

第二に、求められる内容も確認します。

第三に、そこまでの記録をまとめます。

第四に、進み具合が遅れている場合も正直に書きます。

第五に、遅れの理由と、今後の見通しを添えます。

第六に、隠すと後で大きくなります。

第七に、相談すれば助言をもらえる場合もあります。

中間の報告は、確認の機会でもあります。

早く軌道を直せる、利点があります。

面倒がらずに、丁寧に書きましょう。

最終の報告を書く

期間が終わったら、報告します。

第一に、期限を守ります。

第二に、様式に従います。

第三に、申請したときの目標に対応させます。

目標が数字なら、報告も数字で答えます。

第四に、達成できなかった点も書きます。

第五に、理由と学びを添えます。

第六に、写真と資料も添えます。

第七に、費用の内訳を整えます。

正直に書くほうが、次につながります。

取り繕った報告は、見抜かれます。

達成できなかったとき

目標に届かない場合もあります。

第一に、事実をそのまま書きます。

第二に、なぜ届かなかったかを分析します。

第三に、途中で気づいた時点で相談していれば、なお良いのです。

第四に、次にどうするかも書きます。

第五に、隠したり、数字を作ったりしないでください。

第六に、一度でも疑われると、次から通りません。

第七に、正直な報告は、むしろ信用されます。

助成する側も、うまくいかない事業を見てきています。

大切なのは、そこから何を学んだかです。

誠実に、書きましょう。

お礼と報告を届ける

報告書だけで、終わらせないことです。

第一に、助成する側に礼を伝えます。

第二に、会報でも紹介します。

第三に、名前を出す許可を確認します。

第四に、広報での表示を求められる場合もあります。

第五に、条件を確認して従います。

第六に、参加した人にも成果を伝えます。

第七に、次の申請につながる関係になります。

報告は、義務であると同時に、機会でもあります。

丁寧に扱う団体が、次も選ばれます。

一度きりの関係に、しないでください。

事業を続けるかどうか

助成の期間が終わった後の話です。

第一に、期間は限られています。

第二に、終わった後どうするかを、始める前に考えます。

第三に、自主の財源で続けられるかです。

第四に、規模を縮めて続ける道もあります。

第五に、他の財源を探す方法もあります。

第六に、終える判断もあります。

第七に、利用している人には早めに伝えます。

助成金がある間だけの事業は、終わり方が難しくなります。

始める前に、出口を考えておきましょう。

そこまで含めて、企画です。

記録を次に生かす

終わった後の資産です。

第一に、報告書の控えを保管します。

第二に、記録の様式も残します。

第三に、次の申請でそのまま使えます。

第四に、実績として団体案内にも書けます。

第五に、数字は累計に足します。

第六に、うまくいった点と課題も残します。

第七に、担当が替わっても引き継げる形にします。

一度の助成は、次の助成の材料になります。

記録がある団体は、二度目が通りやすくなります。

整理して、保管しておきましょう。

複数の助成を同時に受けるとき

重なる場合の注意です。

第一に、それぞれの条件が違います。

第二に、報告の時期も違います。

第三に、一覧にして管理します。

第四に、同じ費用を二重に計上しないでください。

第五に、記録も事業ごとに分けます。

第六に、写真も分けて保管します。

第七に、担当を分ける方法もあります。

混ざると、報告の段階で切り分けられません。

始める時点で、分けておきましょう。

会計や税務の取扱いは、専門家に確認してください。

担当が交代する場合

期間の途中で、人が替わることがあります。

第一に、助成する側に連絡します。

第二に、窓口が替わる旨を伝えます。

第三に、それまでの記録を引き継ぎます。

第四に、条件と期限も引き継ぎます。

第五に、やり取りの経緯も渡します。

第六に、口頭で合意した内容が、いちばん失われます。

第七に、書面で残しておきましょう。

引き継ぎの不備が、報告の不備になります。

期間の途中の交代は、特に丁寧に行ってください。

一覧があれば、そのまま渡せます。

次の申請につなげる

一度で終わらせない工夫です。

第一に、報告を丁寧に出します。

第二に、成果を数字で示します。

第三に、課題も正直に書きます。

第四に、次に何をしたいかも添えます。

第五に、同じ助成に再度申請できるか確認します。

第六に、連続して受けられない場合もあります。

第七に、他の助成の情報も集めます。

一つの助成に頼りきると、切れたときに困ります。

複数の財源を、少しずつ育てましょう。

報告の質が、次の申請の土台になります。

助成金を受けた後のまとめ

受けたら最初に、交付の決定の書面を全部読んでください。

報告で何を求められるかを、一覧にします。

記録の様式を先に作れば、報告の段階で慌てません。

報告の項目が、そのまま記録の項目になります。

対象になる費目を確認し、迷ったら使う前に聞きましょう。

計画を変える必要が出たら、勝手に変えず必ず事前に相談します。

報告の段階で発覚すると、大きな問題になります。

入金は事業の終了後という形が多く、その間は立て替えになります。

記録の担当を、進行する人とは別に決めてください。

達成できなくても、事実をそのまま書き、理由と学びを添えます。

複数を同時に受けるなら、記録も費用も事業ごとに分けてください。

期間の途中で担当が替わるときは、条件・期限・経緯を書面で引き継ぎます。

一つの助成に頼りきらず、複数の財源を少しずつ育てましょう。

始める前に、助成の期間が終わった後どうするかを考えておきましょう。

よくある質問

A. 交付の決定の書面を読み、条件、報告で求められるもの、報告と入金の時期、担当者の連絡先を確認します。最初の30分の確認が、一年を左右します。

A. 報告で求められるものから逆算してください。実施の日と回数、参加人数、写真、配った資料の控え、費用の内訳、成果です。様式を先に作り、その場で書きます。

A. 勝手に変えないでください。内容・時期・費目のいずれも、必ず事前に相談します。手続きや書面での届出が必要な場合があります。報告の段階で発覚すると大きな問題になります。

A. 事業の終了後に支払われる形が多くあります。その間の費用は団体が立て替えます。前払いや概算での払いがあるか確認し、手元の資金で回るかを先に計算してください。

A. 事実をそのまま書き、理由の分析と次にどうするかを添えます。隠したり数字を作ったりしないでください。正直な報告は、むしろ信用されます。

A. 礼を伝え、会報でも紹介し、参加した人にも成果を伝えてください。報告は義務であると同時に機会です。丁寧に扱う団体が、次も選ばれます。

A. 始める前に、終わった後どうするかを考えておきましょう。自主の財源で続ける、規模を縮める、他の財源を探す、終える。出口まで含めて企画です。