役員改選のやり方｜自治会・PTA・サークルなど任意団体の役員の決め方（立候補・推薦・輪番・くじ引き）と、総会での選任・引き継ぎの手順

年度末が近づくと、自治会やPTA、サークルで頭を悩ませるのが役員改選です。なり手がいない、くじ引きで決めてよいのか、辞退はどこまで認めるのか。決め方と手順を整理しましょう。

結論から申し上げます。任意団体の役員の決め方は、会則で自由に決められます。法律で決まった方法はありません。

大切なのは、会則に書いた方法どおりに候補者を決め、総会で選任し、本人の就任の承諾を記録することです。

なり手不足への対策は、決め方の工夫だけでは足りません。役員の仕事そのものを減らすこととセットで考えます。

この記事では、会則の定め、決め方の種類、選考の進め方、総会での選任、辞退への対応、引き継ぎまでを順に説明します。

役員改選の前に、会則を確かめる

役員改選で最初にやることは、会則を読むことです。次の5点が書かれているかを確かめます。

会則に書いていないときは

会則に選び方が書いていないときは、まず総会で選び方を決めます。

毎年のやり方がばらばらだと、「今年はなぜこの方法なのか」という不満が出ます。この機会に会則を変えて、選び方を書き込んでおくのが確実です。

会則の変更には、会則に定めた手続（総会の特別な多数など）が必要です。改選の前の総会で変えておくと、次の改選から新しい方法を使えます。

役員の決め方4つ ― 長所と注意点

任意団体でよく使われる決め方は、次の4つです。組み合わせて使う団体も多くあります。

くじ引き・輪番で決めるときのルール

くじ引きや輪番は、公平で早い一方、「事情があるのに当たってしまった」という問題が起きやすい方法です。

そこで、くじ引きの前に、免除や延期の基準を決めて公表しておくのが基本です。例えば、病気療養中、介護中、乳幼児の育児中、すでに役員を経験した人などです。

基準は、個別の事情を細かく聞き出さなくても判断できるように作ります。申し出の内容を他の会員に知らせないことも大切です。

くじ引きの結果も、総会での選任が必要です。くじで決まるのは「候補者」であり、選任するのは会則に定めた機関（多くは総会）です。

選考委員会を置くときの進め方

推薦で決める団体では、改選の2〜3か月前に選考委員会を作ることがあります。

選考委員会は、現役員の一部と一般の会員で構成すると、「現役員が次の役員を決めている」という印象を和らげられます。

候補者にお願いするときは、仕事の内容・会議の回数・任期を書いた1枚の説明を渡します。「何をするのかわからない」ことが、断られる大きな理由だからです。

候補者がそろったら、選考委員会は候補者名簿を総会の議案として出します。

役員の仕事の説明書 ― 候補者に渡す1枚

候補者にお願いするときに渡す説明書は、役職ごとに「主な仕事」「会議の回数」「目安の時間」を並べるだけで十分です。

以下は、自治会を想定した例です。団体の実情に合わせて書き換えてください。

班長・組長の決め方

自治会では、会長などの役員とは別に、班長や組長を置くことが多くあります。

班長・組長は、班内の輪番で決めるのが一般的です。会則や細則に「班長は班内の輪番により選ぶ」と書いておくと、毎年もめずに済みます。

輪番の順番表を班内で共有し、事情のある世帯の免除や順番の入れ替えの方法も決めておきます。

班長・組長の仕事は、回覧や集金が中心です。集金した会費を早めに会計に渡す流れを決めておくと、班長の負担と現金の管理の心配を同時に減らせます。

会則に入れておきたい役員の条文例

役員の決め方と任期、欠員の補充は、会則に書いておくと改選のたびに迷いません。

総会での選任と、議事録の書き方

総会では、候補者名簿を示して一括で諮るか、一人ずつ諮るかを決めます。反対意見が出そうなときは、一人ずつ諮るほうが後の争いを防げます。

議事録には、「議長が役員候補者を別紙のとおり諮ったところ、賛成〇名で承認され、各被選任者は就任を承諾した」のように書きます。

会長・副会長などの役職を、選ばれた役員の中で互選する会則なら、総会の後に役員会を開いて決め、その議事録も残します。

銀行口座の代表者変更などでは、新しい代表者を決めた議事録の提出を求められるのが一般的です。

辞退したい・途中でやめたいと言われたら

役員は、本人の承諾があって就くものです。承諾する前に辞退を申し出た人に、就任を強いることはできません。

ただし、選ばれてから一方的に辞めると、団体の運営が止まることがあります。会則に「役員は、後任者が就任するまでその職務を行う」と書いておくと、空白を防げます。

任期の途中で役員が欠けたときの補充の方法（役員会で補充し、次の総会で承認を受けるなど）も、会則に書いておきます。

辞退の申し出が多いときは、個人を責めるより、役員の仕事の量と会議の回数を見直すほうが効果的です。

なり手不足を減らす工夫

なり手不足の根本の原因は、多くの場合、役員の仕事が多すぎることです。

一つめは、仕事の棚卸しです。役員が毎年やっている仕事を書き出し、やめてもよいもの、外に頼めるもの、会員全体で分けられるものに分けます。

二つめは、会議の回数と方法の見直しです。連絡をメッセージアプリや電子メールでまとめ、集まる会議を減らします。書面決議やオンラインの会議を認めるなら、会則にその方法を書いておきます。

三つめは、任期と人数の見直しです。任期を短くする、副役職を置いて一人あたりの仕事を減らす、会計と書記を兼ねないなどの方法があります。

四つめは、引き継ぎの仕組み化です。毎年同じ説明書と引き継ぎ書を使えば、初めての人でも仕事を始めやすくなります。

引き継ぎの手順

新しい役員が決まったら、総会の後なるべく早く引き継ぎを行います。

引き継ぎは口頭だけで済ませず、引き継ぎ書と、渡した物の一覧を作り、受け取った側が確かめて署名します。

役員改選でよくあるトラブル

一つめは、会則にない方法で決めてしまうことです。会則が「総会で選任」なのに役員会だけで決めると、選任が有効かどうかで争いになります。

二つめは、就任の承諾を取らずに名簿に載せることです。本人が知らないうちに役員にされたという苦情は、団体への信頼を大きく損ないます。

三つめは、同じ人が何年も会長と会計を兼ねることです。お金の管理と確認が一人に集まると、誤りにも気づけません。会計と会計監査は必ず別の人にします。

四つめは、前の役員が引き継ぎをしないまま退くことです。通帳や印鑑の所在がわからなくなると、口座の手続だけで何か月もかかることがあります。

認可地縁団体の場合

法人格を得た自治会（認可地縁団体）では、代表者を1人置かなければなりません（地方自治法260条の5）。

代表者が替わったときは、市町村長が告示した事項に変更があったことになるため、市町村長への届出が必要です（260条の2第10項・第11項）。

届出の様式や添付書類は市町村ごとに案内されています。新しい代表者を選んだ総会の議事録を添えるのが一般的なので、議事録の作成を急ぎます。

役員改選についてよくある質問

A. 会則で決めた方法によります。立候補、推薦、輪番、くじ引きなどで候補者を決め、会則に定めた機関（多くは総会）で選任し、本人の就任承諾を記録します。

A. 会則や総会で認めていれば可能です。事情のある人の免除や延期の基準を先に決めて公表し、くじで決まった人も総会で選任し、就任の承諾を得ます。

A. 役員は本人の承諾で就くものなので、承諾前の辞退を強いることはできません。会則に後任者が就任するまで職務を行う定めや、欠員の補充方法を置いておくと運営が止まりません。

A. 会則の補充の方法に従います。定めがなければ、役員会で後任を仮に決め、次の総会で承認を受ける方法が一般的です。

A. 候補者を諮った方法、票数、選任された人、本人が就任を承諾したことを書きます。役職を互選で決めた場合は、その役員会の議事録も残します。

A. 決め方の工夫だけでなく、仕事の棚卸し、会議の回数の削減、任期と人数の見直し、引き継ぎ書の整備など、役員の負担を減らすことが効果的です。

A. 告示された事項に変更があったときは、市町村長に届け出なければなりません（地方自治法260条の2第11項）。