NPO法人の活動の記録と写真｜残し方と許可の取り方

NPO法人にとって、活動の記録は資産です。

報告書、広報物、助成金の申請で必ず使います。

ところが、その場では後回しにされがちです。

この記事では、記録の残し方と写真の扱いを解説します。

記録が必要になる場面

活動の記録は、いくつもの場面で使います。

第一に、事業報告書です。

回数と人数を、数字で書く必要があります。

第二に、助成金の申請と報告です。

実績の証明を、求められます。

第三に、広報物です。

第四に、総会の資料です。

第五に、行政への提案の場面です。

そのときに探しても、見つかりません。

記録は、必要になる前に残すものです。

その日のうちに残す

記録は、その日のうちに書きます。

翌日には、細かい点を忘れます。

第一に、日付と場所を書きます。

第二に、参加した人数を数えます。

第三に、内容を数行で書きます。

第四に、良かった点と課題を書きます。

第五に、次に向けた気づきを書きます。

10分あれば、書ける量です。

様式を作っておくと、書く負担が減ります。

担当を決めて、当番制にしましょう。

数字を必ず入れる

記録で最も大切なのが、数字です。

第一に、実施の回数です。

第二に、参加した人数です。

第三に、対応した件数です。

第四に、配った数です。

数字がないと、報告書が書けません。

助成金の申請でも、根拠になります。

大まかでよいので、必ず数えましょう。

受付で正の字を書くだけでも、足ります。

数字は、後から作れないものです。

写真は許可を取ってから

写真には、権利の問題があります。

写る人の許可を、必ず取ります。

第一に、撮る前に伝えます。

撮ったあとでは、断りにくくなります。

第二に、使いみちを説明します。

報告書か、広報物か、ウェブかです。

第三に、子どもは保護者の意向を確認します。

第四に、断る人がいる前提で場を作ります。

写らない席を、用意しておく形です。

第五に、許可の記録を残します。

撮り方の工夫

撮り方にも、要点があります。

第一に、全体の様子を1枚撮ります。

会場の広がりと、人数が分かる写真です。

第二に、手元や作業の様子を撮ります。

第三に、成果物を撮ります。

第四に、看板や表示を入れて撮ります。

いつ、どこの活動かが分かるためです。

第五に、顔が写らない構図も用意します。

後ろ姿や、手元だけの写真です。

許可の取れない場面で、使えます。

保存の場所を決める

写真と記録の保存の場所を、決めます。

個人の端末に入ったままが、いちばん危険です。

その人が辞めると、失われます。

第一に、団体で共有する場所を作ります。

第二に、年度と事業ごとに分けます。

第三に、名前の付け方を決めます。

日付と事業名を、頭に付ける形です。

第四に、二重に保存します。

第五に、誰が管理するかを決めます。

引き継ぎの手順も、書いておきましょう。

量を絞る

写真は、撮りすぎると使えません。

数百枚から選ぶのは、大きな負担です。

第一に、その日のうちに選びます。

第二に、10枚程度に絞ります。

第三に、選んだ写真に説明を付けます。

いつ、どこで、何をしている場面かです。

第四に、残りは別の場所に移します。

第五に、使う写真だけを共有の場所に置きます。

探せる状態が、いちばん大切です。

あるのに見つからないのは、無いのと同じです。

記録から報告書を作る

記録があれば、報告書は楽に書けます。

第一に、年度末に記録を並べます。

第二に、事業ごとに集計します。

第三に、回数と人数を合計します。

第四に、印象に残った出来事を選びます。

第五に、課題も書き出します。

記録がないと、記憶で書くことになります。

数字が曖昧になり、根拠が弱くなります。

毎回10分の記録が、年度末を大きく助けます。

参加者の情報の扱い

記録には、個人情報が含まれます。

慎重に扱いましょう。

第一に、集める情報を必要な範囲に限ります。

第二に、使いみちを本人に伝えます。

第三に、保管の場所を限定します。

第四に、見られる人を限ります。

第五に、不要になったら処分します。

名簿を持ち歩かない、という運用も大切です。

紛失は、団体の信用を大きく損ないます。

扱いの決まりを、文書にしておきましょう。

動画をどう扱うか

動画も、記録の手段になります。

一方、扱いは写真より重くなります。

第一に、容量が大きく保存の負担が増えます。

第二に、編集に時間がかかります。

第三に、写る人の許可がより慎重に要ります。

第四に、音声にも情報が含まれます。

名前を呼ぶ声が、入ることがあります。

短い記録として撮るなら、有用です。

公開を前提にするなら、準備を十分にしましょう。

無理に始める必要は、ありません。

過去の記録を掘り起こす

記録を始めていなかった団体も、あります。

過去の分を、集めることもできます。

第一に、会員に写真の提供を呼びかけます。

第二に、配ったチラシの控えを集めます。

第三に、会報や、報告書を集めます。

第四に、議事録から日付を拾います。

第五に、覚えている人に聞き取ります。

年表として、まとめておきましょう。

周年の催しや、案内の紙で必ず使います。

早く始めるほど、集めやすくなります。

記録を活動に返す

記録は、しまい込むためのものではありません。

第一に、会報で紹介します。

第二に、次回の準備に生かします。

第三に、新しい会員への説明に使います。

第四に、行政への提案の材料にします。

第五に、参加した人に見せます。

自分が写った写真は、喜ばれます。

関わった実感が、記録から生まれます。

使われる記録だから、続けられます。

残すことと、使うことは組です。

様式を作っておく

記録が続かない原因の多くは、様式がないことです。

白紙に書くのは、負担が大きいものです。

第一に、埋めるだけの用紙を作ります。

第二に、項目は8つ程度に絞ります。

第三に、A4で1枚に収めます。

第四に、手書きでも書ける形にします。

現場に、機器がない場合があるためです。

第五に、事業ごとに同じ様式を使います。

比べられる形になり、集計も楽になります。

一度作れば、何年も使えます。

担当を決める

記録は、誰かが決めないと残りません。

第一に、事業ごとに担当を決めます。

第二に、当番制にする方法もあります。

第三に、写真を撮る人も決めておきます。

進行しながら撮るのは、無理があります。

第四に、締切を決めます。

3日以内、といった形です。

第五に、集める人も決めます。

出ていない記録に、声をかける役です。

仕組みがあれば、意識に頼らずに済みます。

参加者の名簿を集める

参加した人の情報も、記録の一部です。

第一に、受付で用紙に書いてもらいます。

第二に、項目は最小限にします。

氏名と、連絡先で足ります。

第三に、使いみちを用紙に書いておきます。

次回の案内に使う旨などです。

第四に、案内を希望するかを聞きます。

第五に、保管の方法を決めておきます。

名簿は、次の催しの土台になります。

毎回積み重ねると、大きな財産になります。

助成金の報告で使う

助成金を受けると、報告が求められます。

記録がないと、この段階で困ります。

第一に、実施の日と回数を求められます。

第二に、参加した人数を求められます。

第三に、写真の提出を求められる場合があります。

第四に、配った資料の控えも要ります。

第五に、成果をどう測ったかを聞かれます。

申請の段階で、何を報告するか確認しましょう。

必要な記録が、先に分かります。

事業を始める前に、記録の形を決めておくことです。

記録が続かない理由

記録は、続けることがいちばん難しい作業です。

第一に、当日は忙しく後回しになります。

第二に、書く様式がありません。

第三に、誰が書くか決まっていません。

第四に、書いても使われません。

この4つ目が、いちばん大きい理由です。

使われない作業は、必ず止まります。

会報で紹介する、報告書に載せる。

書いたものが表に出ると、続きます。

仕組みと、返しの両方が要ります。

活動の記録と写真のまとめ

活動の記録は、その日のうちに残しましょう。

日付、場所、人数、内容、課題を10分で書きます。

数字は後から作れないため、必ず数えてください。

写真は撮る前に許可を取り、使いみちを説明します。

子どもは、保護者の意向を確認しましょう。

顔が写らない構図も用意すると、使える場面が増えます。

保存は団体の共有の場所に置き、担当と引き継ぎを決めます。

写真は10枚程度に絞り、説明を付けて探せる状態にします。

個人情報は必要な範囲に限り、不要になったら処分してください。

埋めるだけの様式を作ると、書く負担が大きく減ります。

事業ごとに担当と締切を決め、意識に頼らない仕組みにしましょう。

助成金は申請の段階で、何を報告するか確認しておきます。

記録は使ってこそ続きます。会報や次回の準備に返しましょう。

よくある質問

A. その日のうちです。翌日には細かい点を忘れます。日付、場所、人数、内容、良かった点と課題を数行ずつ書けば10分で済みます。

A. 実施の回数、参加した人数、対応した件数、配った数です。数字は後から作れません。受付で正の字を書くだけでも足ります。

A. 撮る前に伝えます。撮ったあとでは断りにくくなるためです。使いみち（報告書・広報物・ウェブ）を説明し、子どもは保護者の意向を確認してください。

A. 写らない席を用意するなど、断れる場を先に作っておきます。顔が写らない構図の写真も撮っておくと、その場面でも使えます。

A. 団体で共有する場所です。個人の端末に入ったままだと、その人が辞めたときに失われます。年度と事業ごとに分け、担当と引き継ぎの手順を決めましょう。

A. 選ぶ負担が大きくなり、結局使われません。その日のうちに10枚程度へ絞り、いつどこで何をしている場面かの説明を付けてください。

A. 会員に写真の提供を呼びかけ、チラシの控え、会報、議事録から日付を拾って年表にまとめましょう。周年の催しや案内の紙で必ず使います。

A. 原因の多くは、様式がない、担当が決まっていない、書いても使われないことです。埋めるだけの用紙を作り、事業ごとに担当と締切を決め、書いたものを会報や報告書で表に出してください。

A. 実施の日と回数、参加した人数、写真、配った資料の控え、成果をどう測ったかです。申請の段階で何を報告するか確認しておくと、必要な記録が先に分かります。

A. 受付で用紙に書いてもらいます。項目は氏名と連絡先だけで足ります。使いみちを用紙に書き、案内を希望するかも聞いておきましょう。