団体の書式テンプレート集（無料Word）｜委任状・退会届・入会申込書・就任承諾書・辞任届・総会議事録のひな形と書き方

総会の委任状、会員の入会・退会、役員の就任と辞任。団体の運営では、同じような書類を毎年作ります。そのまま使えるWordのひな形と、書き方のポイントをまとめました。

このページでは、団体の運営でよく使う6つの書式を、無料のWordテンプレートで配布しています。

どの書式も、任意団体（自治会・PTA・サークル・同窓会など）でも、一般社団法人やNPO法人の内部の手続でも使える形にしています。〇〇の部分を団体名や日付に書き換えて使ってください。

書式そのものより大切なのは、会則の定めと合っていることです。例えば委任状は、会則で代理出席を認めているかで扱いが変わります。書式ごとに、確かめておくべき点も説明します。

1. 委任状（総会）のテンプレート

委任状の書き方と注意点

委任状は、総会に出られない会員が、代理人に議決権の行使を任せるための書類です。

テンプレートには、代理人の名前を書く欄と、代理人の欄が空白なら議長に委任したものとして扱うという一文を入れています。空白のまま提出されることが多いためです。

議案ごとに賛成・反対を指示できる表も付けています。指示があれば、代理人はそのとおりに議決権を行使します。

注意したいのは、委任状による出席を認めるかどうかは、会則で決まることです。会則に定めがない場合は、総会の前に扱いを決めておきます。

委任状は、総会の受付で集計し、議事録に「委任状〇名」と人数を書きます。提出された委任状は、議事録と一緒に保管します。

一般社団法人の社員総会やNPO法人の総会で使う場合の注意点は、一般社団法人の社員総会の委任状で詳しく説明しています。

2. 退会届のテンプレート

退会届の書き方と注意点

退会届は、会員が退会の意思を示す書類です。口頭で伝えることもできますが、書面にすると、いつ退会したかが後で確かめられます。

テンプレートには、退会の日付と、既に納めた会費は会則の定めに従って扱われることを了承する一文を入れています。退会時の返金をめぐるトラブルを防ぐためです。

下の欄は、会が記入する欄です。受付日、名簿からの削除、会費の集金の停止にチェックを入れ、処理の漏れを防ぎます。

自治会について、最高裁平成17年4月26日判決は、強制加入団体でなく退会の制限もない団体の会員は、いつでも一方的な意思表示で退会できると判断しています。退会届は、その意思表示をはっきりさせるための書類です。

3. 入会申込書のテンプレート

入会申込書の書き方と注意点

入会申込書は、会員になる人が、会の目的に賛同し会則を承認して入会を申し込む書類です。

テンプレートには、氏名・住所・電話・メールアドレス・会員の種別・連絡方法の希望の欄を設けています。

集めた個人情報は、何に使うのかを申込書に書いておくのが基本です。テンプレートには「会員名簿の作成と会からの連絡にのみ使用します」と書いています。

入会に役員会などの承認が必要な団体は、会の記入欄に承認日を書きます。会費を受け取ったら、受領のチェックも入れます。

入会申込書は、会員名簿の根拠になる書類です。退会した人の申込書も、一定期間は保管しておきます。

4. 就任承諾書のテンプレート

就任承諾書の書き方と注意点

就任承諾書は、役員に選ばれた人が、その就任を承諾したことを示す書類です。

役員は、選ばれただけでなく、本人が承諾してはじめて就任すると考えるのが基本です。承諾の記録がないと、「知らないうちに役員にされた」というトラブルになりかねません。

テンプレートには、選任した会議（総会など）の日付と役職名を書く欄を設けています。

総会の議事録に「各被選任者は就任を承諾した」と書く方法もあります。議事録で済ませる団体でも、銀行や外部の手続で就任承諾書を求められることがあります。

一般社団法人などで、登記の添付書面として使う場合は、必要な記載や押印、証明書が別に決まっています。法務局が公開している記載例を確かめてください。

5. 辞任届のテンプレート

辞任届の書き方と注意点

辞任届は、役員が任期の途中で辞めるときに出す書類です。

テンプレートには、辞任する日付と役職名を書く欄を設けています。辞任の理由は「一身上の都合」で足ります。

注意したいのは、役員が一斉に辞めると、団体の運営が止まることです。会則に「役員は、後任者が就任するまでその職務を行う」と定めている団体では、その定めに従います。

辞任届を受け取ったら、会則の補充の方法（役員会で補充し次の総会で承認を受けるなど）に従って、後任を決めます。

一般社団法人などで登記の添付書面として使う場合は、法務局が公開している記載例を確かめてください。

6. 総会議事録のテンプレート

総会議事録の書き方と注意点

総会議事録は、総会で何を決めたかを残す書類です。テンプレートには、日時・場所・会員数・出席者数・成立の確認・議長・議事録署名人・議案ごとの結果・閉会・署名の欄を入れています。

出席者数は、本人出席と委任状を分けて書くようにしています。定足数を満たしたかを後から確かめるためです。

議案ごとに、賛成・反対・保留の人数を書きます。会則の変更など、特別な多数が必要な議案では特に大切です。

記入例つきの詳しい書き方は、総会議事録の書き方と例文で説明しています。一般社団法人の理事会議事録は、法律で記載事項が決まっているため、理事会議事録の書き方を参照してください。

書式ごとの保管期間の目安

任意団体の書類の保存期間を定めた一般的な法律はありません。それでも、後から確かめる必要が出る書類ほど、長く保管しておくのが安全です。

紙とデータ、どちらで管理するか

Wordのテンプレートは、印刷して手書きで使うことも、パソコンで入力して印刷することもできます。

署名や押印が必要な書類（委任状・就任承諾書・辞任届・議事録）は、紙で受け取り、原本を保管するのが基本です。

メールやフォームで受け付ける運用にする場合は、会則でその方法を認めておき、受け付けた記録（日時・送信者）を残します。

データで保管する場合は、年度ごとにフォルダを分け、ファイル名に日付と書類の種類を入れておくと、後から探しやすくなります。役員の個人のパソコンだけに保存せず、団体として共有できる場所に置くことも大切です。

ほかにもよく使う書類

団体の運営では、ここで配布している6点のほかにも、総会の招集通知、会計報告、予算書、監査報告、会員名簿などを毎年作ります。

会計報告と監査報告のひな形は会計報告の書き方、予算書は予算案の作り方、日々の記帳は現金出納帳の無料エクセルで紹介しています。

テンプレートの書き換え方

ダウンロードしたWordファイルは、「〇〇会」「〇〇〇〇」の部分を、団体名や会長の名前に書き換えて使います。

一度、団体名と会長名を書き換えたファイルを「団体用の原本」として保存しておくと、次からは日付と名前を入れるだけで使えます。

会則の条番号（委任状の扱い、定足数など）を書き込む場合は、会則を変えたときに書式も直すことを忘れないようにします。

書式を使うときの共通のポイント

一つめは、会則と合わせることです。書式は会則の手続を形にしたものです。会則と書式が食い違うと、手続が有効かどうかで争いになります。

二つめは、日付を必ず書くことです。入会・退会・就任・辞任の効力がいつ生じたかは、日付で決まります。提出日と効力が生じる日が違う場合は、両方を書きます。

三つめは、受け取った側の処理を記録することです。受付日と受付者、名簿の更新、会費の扱いを記録しておくと、役員が替わっても経緯がわかります。

四つめは、保管です。書式は、会則・会員名簿・議事録・会計の書類と一緒に、団体の書類として保管します。役員の交代のときは、一式で引き継ぎます。

団体の書式テンプレートについてよくある質問

A. 登録不要・無料でダウンロードでき、団体の会則に合わせて自由に改変して使えます。

A. テンプレートでは、代理人の欄が空白なら議長に委任したものとして扱う一文を入れています。扱いは会則や総会の運営方針に合わせて決めてください。

A. 口頭でも退会の意思表示はできますが、書面にすると退会した日が後で確かめられます。会則で退会の方法を定めている場合は、その方法に従います。

A. 任意団体では、総会の議事録に就任を承諾した旨を書く方法もあります。銀行などの手続で求められることがあり、法人の登記では添付書面として必要になる場合があります。

A. 会則に後任者が就任するまで職務を行う定めがある場合は、その定めに従います。後任は会則の補充の方法で決めます。

A. 内部の手続の書式としては使えます。登記の添付書面として使う場合は、必要な記載や押印・証明書が別に決まっているため、法務局の記載例を確認してください。

A. 利用目的を申込書に明記し、その目的の範囲で使います。名簿の保管者と保管方法を決め、不要になったら適切に廃棄します。