NPO法人が新しく関わる人を迎える｜最初の3回で決まる

NPO法人に、新しく関わる人が来ます。

会員、ボランティア、事務局の担当などです。

ところが、多くは数回で来なくなります。

この記事では、受け入れの型を解説します。

最初の数回で決まる

新しい人は、様子を見ています。

自分の居場所があるかを、確かめています。

第一に、話しかけてもらえるかです。

第二に、やることがあるかです。

第三に、役に立った実感があるかです。

この3つが揃わないと、来なくなります。

本人は、理由を言わずに離れます。

合わなかった、と自分を納得させます。

団体側には、理由が分かりません。

最初の数回を、意識して設計しましょう。

受け入れる人を決める

いちばん効くのが、担当を決めることです。

第一に、その日の案内役を決めます。

第二に、活動の前に一度話します。

第三に、途中で様子を見ます。

第四に、終わった後に感想を聞きます。

第五に、次の予定を伝えます。

全員が気にかける、という形は機能しません。

誰も動かない結果に、なりがちです。

一人決めるだけで、大きく変わります。

来る前に伝えること

当日までに、伝えることがあります。

第一に、日時と場所です。

地図か、目印も添えます。

第二に、持ち物と服装です。

第三に、何時に終わるかです。

第四に、当日の連絡先です。

第五に、誰を訪ねればよいかです。

着いてから困る状態を、なくします。

書面か、文字で送りましょう。

口頭だけだと、忘れます。

最初に全体を説明する

当日、まず全体を説明します。

第一に、団体が何をしているかです。

第二に、今日の活動の位置づけです。

第三に、関わっている人の紹介です。

第四に、今日やってもらうことです。

第五に、困ったら誰に聞くかです。

5分で、足ります。

長い説明は、かえって負担になります。

案内の紙を渡すと、後で読み返せます。

団体案内の紙が、ここで役に立ちます。

具体的な役割を渡す

見ているだけの時間を、作らないでください。

手持ち無沙汰が、いちばん辛い状態です。

第一に、簡単な役割を用意しておきます。

受付、配布、片づけなどです。

第二に、やり方を具体的に伝えます。

手伝ってください、では動けません。

第三に、一緒にやる相手を付けます。

第四に、終わりの時間を伝えます。

第五に、できたことを言葉にします。

役に立った実感が、次につながります。

その日のうちに礼を伝える

終わった後の対応が、分かれ目になります。

第一に、その場で礼を伝えます。

第二に、その日のうちに一言送ります。

短い文で、構いません。

第三に、具体的に何が助かったかを書きます。

第四に、次の予定を添えます。

第五に、返事を求めない形にします。

負担にすると、逆効果です。

翌日以降になると、印象が薄れます。

その日のうちが、いちばん効きます。

関わり方の希望を聞く

数回来てもらったら、希望を聞きます。

第一に、どれくらいの頻度が無理ないかです。

第二に、やってみたいことがあるかです。

第三に、避けたいことがあるかです。

第四に、都合の悪い時間帯です。

第五に、連絡の方法の希望です。

一方的に役を振ると、離れます。

本人の事情に、合わせましょう。

無理をさせると、長続きしません。

長く関わってもらうほうが、団体の利益です。

会員として迎える場合

会員になってもらう場合も、手順があります。

第一に、入会の手続きを説明します。

第二に、会費の額と納め方を伝えます。

第三に、会員の種類の違いを説明します。

正会員と賛助会員では、議決権が違います。

第四に、定款や規程の見方を伝えます。

第五に、総会の案内が届く旨を伝えます。

会員になったのに何も来ない、が最も多い不満です。

会報や案内を、確実に届けましょう。

名簿への登録も、忘れないでください。

個人情報の扱いを伝える

連絡先を預かる場面が、必ずあります。

第一に、何に使うかを伝えます。

第二に、誰が見るかを伝えます。

第三に、名簿に載せてよいかを聞きます。

第四に、写真に写ってよいかを聞きます。

第五に、やめるときの扱いを伝えます。

最初に伝えておくと、後で問題になりません。

用紙に、一言書いておく形で足ります。

丁寧な団体だ、という印象にもつながります。

学生や若い人を迎える

学生が関わってくれる場面も、あります。

第一に、期間が限られる前提で考えます。

卒業や、就職で離れます。

第二に、その前提で役割を渡します。

引き継げる形にしておきます。

第三に、学びになる要素を入れます。

第四に、活動の証明が要る場合があります。

対応できるか、決めておきましょう。

第五に、去った後もつながりを残します。

数年後に、別の形で戻ることがあります。

合わない人もいる

全員が続くわけでは、ありません。

第一に、活動の中身が合わない場合があります。

第二に、時間の都合が合わない場合もあります。

第三に、期待していたことと違う場合もあります。

無理に引き止めないでください。

合わないと分かるのも、収穫です。

第四に、去るときも丁寧に対応します。

第五に、理由を聞ければ次に生かせます。

悪い印象を残さないことが、大切です。

地域での評判は、こうして作られます。

迎える側の準備

受け入れには、団体側の準備も要ります。

第一に、説明の資料を作っておきます。

第二に、渡せる役割を用意しておきます。

第三に、案内役を交代で務める形にします。

一人に任せると、その人が疲れます。

第四に、受け入れの手順を紙にします。

第五に、記録を残します。

いつ誰が来て、どう対応したかです。

次に来たときに、覚えていられます。

名前を覚えてもらえた、という体験は大きいものです。

名前を覚える

小さなことですが、効きます。

第一に、名札を用意します。

第二に、最初に名前を聞きます。

第三に、会話の中で名前を呼びます。

第四に、次に来たときも名前で呼びます。

第五に、記録に残しておきます。

前回のことを覚えていない団体には、通いません。

逆に、覚えていてもらえると強く残ります。

人数が増えると、記憶では追えません。

記録に頼る形を、作っておきましょう。

体験の機会を作る

いきなり会員になる人は、多くありません。

第一に、一度だけ参加できる機会を作ります。

第二に、見学だけでもよいと伝えます。

第三に、費用がかからない形にします。

第四に、次を強く勧めないでください。

押されると、来にくくなります。

第五に、案内だけは送る形にします。

入口を低くしておくと、人が来ます。

会員になるかどうかは、その後の判断です。

最初の一歩を、軽くしましょう。

複数で受け入れる場面

一度に何人も来る場合も、あります。

催しの手伝いや、学校からの参加です。

第一に、全体への説明をまとめて行います。

第二に、少人数の組に分けます。

第三に、組ごとに担当を付けます。

第四に、役割を組ごとに割り当てます。

第五に、終わりに集まって振り返ります。

一人ずつ対応するより、確実です。

人数が多いほど、放置される人が出ます。

組に分ける形が、いちばん機能します。

続いた人にどう関わるか

何度も来てくれるようになったら、次の段階です。

第一に、任せる範囲を少しずつ広げます。

第二に、判断を委ねる場面を作ります。

第三に、新しい人の案内役を頼みます。

教える側になると、関わりが深まります。

第四に、会議に出てもらいます。

第五に、役員になる道も伝えます。

ただし、急に重い役を振らないでください。

負担が急に増えると、離れます。

本人の希望を、その都度確かめましょう。

新しく関わる人を迎えるまとめ

続くかどうかは、最初の数回で決まります。

話しかけてもらえる、やることがある、役に立った実感がある。

この3つが揃わないと、理由を言わずに離れていきます。

当日の案内役を、必ず一人決めてください。

来る前に、日時・場所・持ち物・連絡先を文字で伝えます。

最初に5分で全体を説明し、案内の紙を渡しましょう。

見ているだけの時間を作らず、具体的な役割を渡します。

その日のうちに、何が助かったかを添えて礼を伝えてください。

数回来てもらったら、無理のない関わり方を聞きます。

名札を用意し、次に来たときも名前で呼べるよう記録に残します。

見学だけでもよいと伝え、最初の一歩を軽くしましょう。

複数人を迎えるときは、少人数の組に分けて担当を付けます。

続いてくれた人には、任せる範囲を少しずつ広げてください。

合わない人もいます。去るときも丁寧に対応しましょう。

よくある質問

A. 最初の数回で決まります。話しかけてもらえる、やることがある、役に立った実感がある。この3つが揃わないと、理由を言わずに離れていきます。

A. 当日の案内役を一人決めることが、いちばん効きます。全員が気にかけるという形は、誰も動かない結果になりがちです。

A. 日時、場所（地図か目印つき）、持ち物と服装、終わる時間、当日の連絡先、誰を訪ねればよいかです。口頭だけだと忘れるため、文字で送ってください。

A. 5分で足ります。団体が何をしているか、今日の活動の位置づけ、関わる人の紹介、やってもらうこと、困ったら誰に聞くかです。案内の紙を渡すと後で読み返せます。

A. 受付や配布など簡単なものを用意し、やり方を具体的に伝えます。手伝ってください、では動けません。一緒にやる相手を付け、終わりの時間も伝えましょう。

A. その場と、その日のうちの二回です。何が助かったかを具体的に書き、次の予定を添えます。返事を求めない形にしてください。翌日以降だと印象が薄れます。

A. 無理に引き止めないでください。合わないと分かるのも収穫です。去るときも丁寧に対応し、理由を聞ければ次に生かせます。地域での評判は、こうして作られます。

A. 入会の手続き、会費の額と納め方、会員の種類の違い、定款や規程の見方、総会の案内が届く旨を伝えます。会員になったのに何も来ない、が最も多い不満です。

A. 何に使うか、誰が見るか、名簿に載せてよいか、写真に写ってよいか、やめるときの扱いを最初に伝えます。用紙に一言書いておく形で足ります。

A. 全体への説明をまとめて行い、少人数の組に分けて組ごとに担当を付けます。人数が多いほど放置される人が出るため、一人ずつ対応するより確実です。

A. 任せる範囲を少しずつ広げ、判断を委ねる場面を作ります。新しい人の案内役を頼むと、関わりが深まります。ただし急に重い役を振ると離れます。