事務局とは？役割・作り方・運営のポイントをわかりやすく解説

「事務局長に契約を任せてよいのか」「議事録や名簿はどこに何年置くのか」。事務局を作るときに迷う点を、条文で確かめながら説明します。

結論から申し上げます。

一般社団法人の事務局は、法律上の機関ではありません。

法律が定めるのは理事・社員総会などの機関で、事務局は法人が任意に置く実務の組織です。

そのため、事務局長が持つ権限は、理事会の決議や事務局規程で与えた範囲に限られます。

一方で、定款や議事録の備置き、閲覧への対応など、法律が法人に課す義務の多くを事務局が実際に処理します。

義務を怠ったときに過料の対象になるのは、事務局職員ではなく理事です（一般法人法342条）。

事務局は法律上の機関ではない

一般法人法60条は、一般社団法人に理事を1人以上置くことを義務づけています。

同条2項で、定款で定めれば理事会・監事・会計監査人を置けるとしています。

社員総会の権限は35条以下に定められています。

これらが法律上の機関で、法人の意思を決めたり、業務を執行したり、監査したりします。

「事務局」「事務局長」という言葉は、一般法人法の条文には出てきません。

事務局は、理事が業務を執行するために置く補助の組織という位置づけです。

理事会のない法人では、理事が業務を執行し、理事が2人以上なら過半数で決めます（76条1項・2項）。

理事会のある法人では、代表理事と業務執行理事が業務を執行します（91条1項）。

事務局は、こうした理事の指示を受けて実務を担う組織です。

事務局が担う仕事と、法律上の責任者

事務局が実際に処理する仕事の多くは、法律が法人や理事に課した義務です。

仕事を事務局に任せても、法律上の義務を負う人は変わりません。

下の表は、事務局がよく担う仕事を、法律上の義務者と根拠条文と並べたものです。

社員への通知は、社員名簿に記載した住所あてに出せば足ります（33条1項）。

名簿の住所が古いままだと通知が届かないため、名簿の更新は事務局の基本の仕事です。

事務局長の位置づけと権限

理事ではない事務局長は、法律上は法人の使用人（職員）です。

一般法人法には、株式会社の支配人のような包括的な権限を与える規定がありません。

商法の支配人などの規定も、一般社団法人には適用されません（9条）。

したがって事務局長の権限は、理事会の決議や事務局規程で個別に与えた範囲に限られます。

事務局長が法人の名前で契約などをするには、代表理事から代理権を与えられていることが前提です（民法99条）。

理事会のある法人では、「重要な使用人の選任及び解任」は理事会で決めなければなりません（90条4項3号）。

この決定は、代表理事など個々の理事に任せることができません。

事務局長は法人の実務全体を統括するため、重要な使用人に当たり得ます。理事会の決議で選任しておくのが安全です。

理事会のない法人では、理事の過半数で決めます（76条2項）。

理事が事務局長を兼ねる場合は、理事としての忠実義務も負います（83条）。

事務局長の名乗り方と表見代理・表見代表の注意

事務局長の肩書きで注意したいのが、権限がないのに権限があるように見える状態です。

理事である事務局長に「理事長」など代表権を思わせる名称を付けると、82条の表見代表理事の問題になります。

この場合、法人はその理事の行為について、善意の第三者に責任を負います（82条）。

理事でない職員の事務局長には82条は直接当てはまりません。

ただし、代理権を与えた旨を表示した場合や、権限外の行為で相手が信じる正当な理由がある場合は、民法の表見代理が問題になります（民法109条・110条）。

職員が仕事の中で第三者に損害を与えたときは、法人が使用者責任を負うことがあります（民法715条）。

表見代表理事の要件は、一般社団法人の表見代表理事とはで詳しく説明しています。

事務局規程の作り方と記載例

事務局を置くことや事務局長の職務は、法律に定めがないため、定款か規程で決めます。

定款には「事務局を置く」「事務局長は理事会の決議で選任する」といった骨格だけを書く例が多くあります。

細かい職務分担や専決の範囲は、理事会で定める事務局規程に書きます。

規程に書くべきなのは、事務局の業務、事務局長の権限の上限、文書と印鑑の管理です。

規程と細則の違いや上下関係は、細則とはで整理しています。

事務局が備え置く書類と期間

一般法人法は、法人に多くの書類の備置きを義務づけています。

備置きとは、事務所に置いて、請求があればいつでも見せられる状態にしておくことです。

実務でこれを管理するのが事務局です。

書類ごとに、置く場所・期間・見られる人が違います。

計算書類等の備置きは、定時社員総会の日の1週間前から始まります。理事会設置法人は2週間前からです（129条1項）。

電磁的記録で作成し、従たる事務所で閲覧に応じられる措置をとっていれば、従たる事務所の写しは省けます（57条3項ただし書・129条2項ただし書）。

これとは別に、会計帳簿と事業に関する重要な資料は帳簿の閉鎖から10年保存します（120条2項）。

計算書類と附属明細書も、作成した時から10年保存します（123条4項）。

備置きを怠ったり、正当な理由なく閲覧を拒んだりすると、理事などが100万円以下の過料の対象になります（342条4号・8号）。

過料の詳細は一般社団法人の過料とはで説明しています。

閲覧・謄写の請求を受けたときの対応

閲覧の請求は、事務局の窓口に来ることがほとんどです。

請求できる人と、断れる場合は書類によって違います。

社員名簿の閲覧は、社員が理由を示して請求します（32条2項）。

法人は、権利の確保と関係のない目的や業務を妨げる目的など、32条3項の4つの場合を除き拒めません。

会計帳簿の閲覧は、総社員の議決権の10分の1以上を持つ社員が請求できます（121条1項）。

定款でこれより低い割合も定められます。

理事会の議事録は、社員でも裁判所の許可がなければ閲覧できません（97条2項）。

定款や計算書類等の謄本・抄本の交付は、法人が定めた費用を受け取れます（14条2項・129条3項）。

拒否できる事由に当たるか迷うときは、断る前に理事会や専門家と相談します。

正当な理由のない拒否は過料の対象です（342条4号）。

会計・会費の管理

会費の根拠は、社員が定款の定めに従って経費を支払う義務を負うという27条です。

金額・納期・未納時の扱いは、定款や会費規程で決めておきます。

法人は適時に、正確な会計帳簿を作らなければなりません（120条1項）。

会計帳簿は、帳簿の閉鎖から10年間保存します（120条2項）。

毎事業年度、貸借対照表・損益計算書と事業報告、その附属明細書を作ります（123条2項）。

監事がいる法人では監事の監査を受け、理事会設置法人では理事会の承認を受けます（124条）。

その後、定時社員総会の承認を受け、貸借対照表を公告します（126条2項・128条1項）。

個人情報の管理

事務局は、社員や会員の氏名・住所・連絡先を日常的に扱います。

名簿をデータベースとして事業に使っている法人は、規模にかかわらず個人情報取扱事業者に当たります（個人情報保護法16条2項）。

個人情報を取得したら、利用目的を本人に通知するか公表します（同法21条1項）。

入会申込書のように本人から書面で直接受け取る場合は、あらかじめ利用目的を明示します（同条2項）。

名簿の漏えいなどを防ぐ安全管理措置をとり、職員を監督します（同法23条・24条）。

名簿の管理を外部に任せる場合は、委託先を監督する義務があります（同法25条）。

委託に伴って名簿を渡すことは、第三者提供には当たりません（同法27条5項1号）。ただし、委託先の監督が前提です。

詳しくは一般社団法人・NPO法人の個人情報の取扱いで説明しています。

事務局の作り方は3つの型

事務局の作り方は、大きく分けて3つあります。

理事が兼務する型、職員を雇う型、外部に委託する型です。

どれを選んでも、法律上の義務を負うのが理事であることは同じです。

職員を雇う場合は、労働契約や社会保険の手続きが必要になります。

どの型でも、備置き書類の一覧と年間の作業予定を文書にしておくと、担当の交代で手順が途切れません。

外部委託（事務局代行）の契約の注意

事務局代行の契約は、法律行為でない事務を任せる準委任に当たるのが一般的です（民法656条）。

準委任には委任の規定が準用されます。

受託者は、善良な管理者の注意をもって事務を処理する義務を負います（民法644条）。

法人が請求すればいつでも処理の状況を報告し、終了後は経過と結果を報告します（同法645条）。

受け取った会費などの金銭は、法人に引き渡す義務があります（同法646条）。

報酬は、特約がなければ請求できないため、契約書に額と支払時期を書きます（同法648条1項）。

委任はいつでも解除できますが、相手に不利な時期の解除などは損害賠償の対象になり得ます（同法651条）。

登記の申請手続は司法書士、税務の申告や相談は税理士の業務です。

事務局代行の業務範囲に含めるときは、資格者が担うかを確認します。

一般財団法人・NPO法人の事務局との違い

一般財団法人も、事務局は法律上の機関ではありません。

評議員会の議事録は、主たる事務所に10年備え置きます（193条2項）。

理事会の議事録の備置きや計算書類等の備置きは、一般社団法人の規定が準用されます（197条・199条）。

NPO法人は、事業報告書等を毎事業年度初めの3か月以内に作り、事務所に備え置きます（NPO法28条1項）。

役員名簿と定款等も事務所に備え置きます（同条2項）。

NPO法人では、社員その他の利害関係人から閲覧の請求があれば、正当な理由がない限り閲覧させます（同条3項）。

NPO法人の事務局はNPO法人の事務局の作り方、財団の書類は一般財団法人の書類の備置きと保存期間で説明しています。

よくある誤解

誤解1：事務局長は法人を代表できる。

代表するのは代表理事です（77条4項）。

事務局長は、与えられた代理権の範囲で行為できるだけです。

誤解2：事務局に任せれば理事の責任はなくなる。

備置きや閲覧拒否の過料の対象は理事などです（342条）。

理事は事務局を監督する立場にあります。

誤解3：社員なら誰でも理事会議事録を見られる。

理事会議事録の閲覧には、裁判所の許可が必要です（97条2項）。

総会議事録とは扱いが違います。

誤解4：議事録は5年保存すればよい。

主たる事務所での備置きは10年です（57条2項・97条1項）。

5年は従たる事務所の写しの期間です。

誤解5：事務局規程は登記や届出が必要。

事務局規程は法人内部のルールで、登記事項ではありません。

理事会の決議で作り、変えられます。

一般社団法人の事務局についてよくある質問

A. 置く義務はありません。一般法人法が置くことを求めているのは理事などの機関で（60条）、事務局は法人が任意に置く組織です。

A. 法律に定めはないため、定款や規程で決めます。理事会設置法人では、重要な使用人の選任は理事会で決め、理事に任せることができません（一般法人法90条4項3号）。

A. 代表理事から代理権を与えられた範囲で結べます（民法99条）。範囲を超える契約で相手が権限を信じる正当な理由があると、表見代理が問題になります（民法110条）。

A. 主たる事務所に総会の日から10年、従たる事務所に写しを5年備え置きます（一般法人法57条2項・3項）。

A. 権利の確保と関係のない目的での請求など、一般法人法32条3項の4つの場合に限り断れます。それ以外は拒めず、不当な拒否は過料の対象です（342条4号）。

A. 見られません。総社員の議決権の10分の1以上を持つ社員が、理由を示して請求できます（一般法人法121条1項）。定款でこの割合を下げることはできます。

A. 事務を任せる準委任が一般的です（民法656条）。受託者は善管注意義務と報告義務を負い、受け取った金銭を引き渡す義務があります（民法644条〜646条）。

A. 任せられますが、法人は委託先を監督する義務を負います（個人情報保護法25条）。委託に伴う名簿の提供は第三者提供に当たりません（同法27条5項1号）。