NPO法人では、総会と理事会のどちらで決めるかが問題になります。
間違えると、決議そのものが無効になり得ます。
基準は、法律と定款にあります。
この記事では、決定権限の切り分けを解説します。
総会と理事会の性格の違い
総会は、社員が集まる最高の意思決定機関です。
議決権は、社員一人につき一個です。
団体の根本に関わることを、決めます。
一方、理事会は業務の執行を担う機関です。
日常の運営を、機動的に決めます。
NPO法では、理事会の設置は必須ではありません。
ただし、多くの団体が定款で置いています。
理事会の権限は、定款で決まります。
つまり、定款を読まないと判断できません。
総会でなければ決められないもの
法律で、総会の決議事項とされているものがあります。
第一が、定款の変更です。
第二が、解散です。
第三が、合併です。
これらは、理事会では決められません。
定款で理事会に委ねることも、できません。
事業報告書や決算の承認も、通常は総会です。
定款で、そう定めている団体がほとんどです。
役員の選任も、総会とする団体が多く見られます。
まず、この線を押さえておきましょう。
| 決めること | 決める場所 | 根拠 |
|---|---|---|
| 定款の変更 | 総会 | 法律 |
| 解散 | 総会 | 法律 |
| 合併 | 総会 | 法律 |
| 事業報告と決算の承認 | 総会 | 定款 |
| 事業計画と予算 | 定款による | 定款 |
| 役員の選任 | 総会が多い | 定款 |
| 理事長の互選 | 理事会が多い | 定款 |
| 規程の制定 | 理事会（委任があれば） | 定款 |
定款で決まるもの
法律に定めのないものは、定款で決めます。
事業計画と活動予算の承認が、その代表です。
総会とする団体も、理事会とする団体もあります。
規程の制定も、定款の委任によります。
事務所の場所の細かい決定も、同じです。
入会の承認も、理事会とする例が多く見られます。
重要な財産の処分は、総会とする団体もあります。
つまり、団体ごとに違います。
他団体のやり方を、そのまま真似ないでください。
迷ったときの判断
定款を読んでも、はっきりしないことがあります。
そのときの原則は、総会にかけることです。
総会の決議は、理事会より重い手続きだからです。
重いほうで決めておけば、あとで争われにくくなります。
逆に、理事会で決めるべきものを総会で決めても、無効にはなりません。
一方、総会で決めるべきものを理事会で決めれば、無効です。
この非対称が、判断の基準になります。
時間がかかるという不便はあります。
それでも、やり直しよりは軽く済みます。
- 法律で総会の決議事項とされていないか
- 定款に、どちらで決めるかの定めがあるか
- 定款に理事会への委任の条文があるか
- 過去に同じことをどちらで決めたか
- 議事録に記録が残っているか
- 議決の要件（特別の多数か）
- 議案を招集の通知に記載しているか
- 利益相反にあたる理事がいないか
- 実行する担当と期限を決めたか
理事会を置かない選択
NPO法では、理事会の設置は必須ではありません。
小さな団体では、置かない選択もあります。
その場合、業務の決定は理事の過半数で行います。
定款に、その旨を書いておきます。
会議を減らせるという利点があります。
一方、決定の記録が残りにくくなります。
理事の責任を考えると、記録は残すべきです。
会議として開かなくても、決定の記録は作りましょう。
実務では、理事会を置く団体が大半です。
理事会の決議の要件
理事会の決議も、定款で要件を定めます。
理事の過半数の出席とする例が、多く見られます。
議決は、出席した理事の過半数です。
可否同数のときは、議長が決するという定めもあります。
理事3人しかいない団体では、注意が必要です。
一人欠席すると、成立しないことがあります。
書面表決や委任状は、原則として使えません。
理事は、議論に参加することが職務だからです。
定款に書面による意思表示の定めを置く例も、あります。
総会の招集を求められたら
社員から、総会の招集を求められることがあります。
一定数以上の社員が求めた場合、応じる義務があります。
総社員の5分の1以上とする定めが、法律にあります。
定款で、これより少ない割合を定めることもできます。
請求があれば、理事は総会を招集しなければなりません。
内容が執行部に批判的でも、同じです。
応じなければ、法的な争いになり得ます。
請求は、書面で受け取っておきましょう。
対応の記録も、残しておきます。
決議事項と報告事項
会議の議題は、決議事項と報告事項に分かれます。
決議事項は、賛否を諮って決めるものです。
報告事項は、伝えるだけのものです。
この区別を、議案書と議事録で明確にします。
報告事項を決議したことにすると、混乱します。
逆に、決議が必要なものを報告で済ませるのも問題です。
事業報告は、承認が必要な団体が多いものです。
定款を確認して、扱いを決めましょう。
議事録には、それぞれを分けて書きます。
日常の決定はどこまで
日々の細かい決定まで、理事会にかけるのは非現実的です。
そこで、決裁の基準を規程で決めます。
金額で線を引く方法が、いちばん分かりやすいものです。
一定額を超える支出は理事会の承認、といった形です。
それ以下は、理事長や事務局長の決裁とします。
基準がないと、判断が属人的になります。
逆に、基準が低すぎると実務が止まります。
実際に回る水準で、決めましょう。
運用してみて合わなければ、理事会で直します。
議事録が判断の根拠になる
どちらで決めたかは、議事録で残ります。
あとから問題になったとき、これが唯一の証拠です。
議事録がなければ、決めていないのと同じです。
総会の議事録は、所轄庁への提出にも使います。
登記の添付書類にも、なります。
理事会の議事録も、備え置きの対象です。
毎回きちんと作る習慣が、団体を守ります。
決議の結果だけでなく、議論の経過も残しましょう。
理事の責任を説明する材料にもなります。
あとから無効を指摘されないために
決議が無効とされる場面には、傾向があります。
第一が、総会の決議事項を理事会で決めた場合です。
第二が、招集の通知に議題を書かなかった場合です。
第三が、通知が届いていない社員がいた場合です。
第四が、定足数を満たしていなかった場合です。
第五が、定款に定めのない方法で表決を取った場合です。
第六が、特別の多数を要する議案を通常の議決で通した場合です。
いずれも、事前の確認で防げます。
議案を作る段階で、定款を開く習慣をつけましょう。
臨時総会をどう扱うか
総会は、通常総会だけではありません。
必要に応じて、臨時総会を開けます。
定款に、その定めを置いておきます。
急ぎの定款変更や、役員の補充で使います。
招集の手続きは、通常総会と同じです。
議題も、通知に書かなければなりません。
10人以上を集めるのは、負担になります。
そこで、書面表決と委任状の定めが効いてきます。
年に一度の総会で決められるものは、まとめておきましょう。
臨時総会を開かずに済む運営が、いちばん楽です。
委員会や部会の位置づけ
大きくなると、委員会や部会を置く団体があります。
これらは、法律上の機関ではありません。
決定の権限を、当然に持つわけではありません。
理事会の下に置き、検討や実行を担う形が一般的です。
委員会で決めたことを、理事会が承認します。
定款や規程に、位置づけを書いておきましょう。
書いていないと、権限の所在が曖昧になります。
委員会が独走する状態は、危険です。
報告の経路も、決めておきます。
会議の数が増えすぎないよう、注意も必要です。
特別の多数を要する議案
総会の議決には、二つの水準があります。
通常の議決と、特別の多数を要する議決です。
定款の変更が、後者の代表です。
解散と合併も、同じ扱いです。
社員総数の2分の1以上が出席し、その4分の3以上の賛成が原則です。
定款で別に定めている場合は、それによります。
通常の議決で通してしまうと、無効になり得ます。
議案を作る段階で、要件を確認しましょう。
議事録には、賛否の数を具体的に書きます。
要件を満たしたことが、記録で示せる形にします。
決めたことを実行する責任
決めた場所だけでなく、実行の責任も分かれます。
総会で決めたことを実行するのは、理事です。
理事会で決めたことも、同じです。
担当を決めておかないと、誰も動きません。
議事録に、担当と期限を書いておきましょう。
次の会議で、進み具合を確認します。
決めっぱなしになる団体は、少なくありません。
決議事項の一覧を作り、進捗を追う方法が有効です。
実行されない決議が積み上がると、会議自体が形骸化します。
数を絞ってでも、必ず実行する運営にしましょう。
前例をどう扱うか
実務では、前例に頼る場面が多くあります。
去年もこうだったから、という判断です。
これは、便利である一方で危険もあります。
前例そのものが、間違っていることがあるためです。
一度でも誤った扱いをすると、それが繰り返されます。
代が替わるほど、誰も理由を知らなくなります。
一度、定款と突き合わせて確認しましょう。
確認した結果を、記録に残しておきます。
次の代が、同じ確認をせずに済みます。
前例は出発点であって、根拠ではありません。
理事会と総会の使い分けのまとめ
定款の変更、解散、合併は、法律で総会の決議事項です。
これらを理事会に委ねることは、できません。
それ以外は、定款で決まります。
団体ごとに違うため、他団体のやり方を真似ないでください。
迷ったら、総会にかけるのが安全です。
重いほうで決めておけば、あとで争われにくくなります。
日常の決定は、金額で線を引いた決裁の基準を作りましょう。
どちらで決めたかは、議事録だけが証拠になります。
定款変更や解散は、特別の多数を要する議決である点も確認してください。
通常の議決で通してしまうと、無効になり得ます。
決めたあとは、担当と期限を議事録に書いて進捗を追いましょう。
実行されない決議が積み上がると、会議自体が形骸化します。
委員会や部会は法律上の機関ではないため、位置づけを定款や規程に書きましょう。
よくある質問
A. 決められません。定款の変更、解散、合併は法律で総会の決議事項とされており、定款で理事会に委ねることもできません。さらに、特別の多数を要する議決である点にも注意してください。
A. 定款によります。総会とする団体も、理事会とする団体もあります。法律に定めのない事項は団体ごとに違うため、他団体のやり方を真似ず、自分たちの定款を確認してください。
A. 総会にかけてください。総会で決めるべきものを理事会で決めれば無効ですが、逆は無効になりません。重いほうで決めておくのが安全で、やり直しより軽く済みます。
A. 法律上は必須ではありません。置かない場合、業務の決定は理事の過半数で行い、その旨を定款に書きます。ただし決定の記録が残りにくくなるため、実務では置く団体が大半です。
A. 総社員の5分の1以上の請求があれば、理事は総会を招集しなければなりません。定款でこれより少ない割合を定めることもできます。内容が執行部に批判的でも同じで、応じなければ法的な争いになり得ます。
A. 非現実的です。金額で線を引いた決裁の基準を規程で決めましょう。基準が低すぎると実務が止まり、高すぎると承認の意味がなくなります。実際に回る水準にしてください。
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