NPO法人の備品の管理｜一覧と置き場所から始める

NPO法人の活動が続くと、備品が増えていきます。

机、椅子、印刷の機器、投影の機器、道具類です。

気づくと、どこに何があるか分からなくなります。

この記事では、備品の管理を解説します。

備品が増える経路

どこから増えるのかを、整理します。

第一に、買った物です。

第二に、寄贈で受けた物です。

第三に、助成金で購入した物です。

第四に、会員が持ち込んだ物です。

第五に、行事で作った物です。

看板や、掲示の道具などです。

第六に、他団体から譲り受けた物もあります。

経路が多いほど、把握しにくくなります。

入ってきた時点で、記録しましょう。

一覧を作る

いちばん基本の作業です。

第一に、何があるかを書き出します。

第二に、置き場所を書きます。

第三に、いつ入ったかを書きます。

第四に、どこから来たかも書きます。

買った物か、寄贈かです。

第五に、担当を決めます。

第六に、共有の場所に置きます。

一覧があるだけで、探す時間が消えます。

A4で数枚に、収まる団体がほとんどです。

一日で、作れます。

自宅にある物こそ記録する

いちばん行方不明になりやすい部分です。

第一に、事務所がない団体では当然の形です。

第二に、誰の自宅にあるかを書きます。

第三に、本人にも一覧を渡します。

第四に、辞めるときに返してもらいます。

第五に、記録がないと、そのまま消えます。

第六に、本人も忘れます。

悪意ではなく、単に分からなくなるためです。

第七に、引き継ぎの一覧にも入れます。

預かってもらっている、という形を明確にします。

それが、双方を守ります。

持ち出しと返却の記録

動く物には、記録が要ります。

第一に、持ち出す人を書きます。

第二に、いつ持ち出したかを書きます。

第三に、いつ戻すかも書きます。

第四に、戻ったら記録します。

第五に、紙の一枚で十分です。

保管の場所に、置いておく形です。

第六に、戻っていない物を定期的に確認します。

第七に、責める形にしないでください。

忘れているだけの場合が、ほとんどです。

記録があれば、声をかけられます。

年に一度の棚卸し

一覧を、実物と突き合わせます。

第一に、時期を決めます。

総会の前が、区切りとして適しています。

第二に、複数人で行います。

第三に、一覧と実物を照らします。

第四に、ない物を確認します。

第五に、使っていない物も洗い出します。

第六に、状態も見ます。

第七に、一覧を更新します。

半日で、終わる作業です。

毎年やれば、行方不明は起きません。

使っていない物を減らす

棚卸しで、必ず出てくる話です。

第一に、1年使っていない物を洗い出します。

第二に、今後使うかを考えます。

第三に、使わないなら手放します。

第四に、他団体に譲る道を探します。

第五に、会員に譲る場合は基準を決めます。

第六に、処分する場合は費用を見込みます。

第七に、寄贈で受けた物は配慮します。

場所は、有限です。

物が減ると、探す時間も減ります。

増やすより、減らすほうが難しい作業です。

壊れたときの手順

備品は、必ず壊れます。

第一に、気づいた人が報告します。

第二に、報告しやすい形にします。

責められると、黙って戻されます。

第三に、修理するか判断します。

第四に、費用と手間を比べます。

第五に、使えない物には印を付けます。

次の人が、使おうとしないためです。

第六に、処分するなら記録します。

第七に、一覧からも外します。

壊れたまま置いておくのが、いちばん困ります。

助成金で買った物

扱いが違う場合があります。

第一に、条件を必ず確認します。

第二に、処分の制限がある場合があります。

第三に、一定期間、使い続ける義務がある場合もあります。

第四に、表示を求められることもあります。

第五に、一覧に別の欄を作ります。

第六に、いつ買ったか、どの助成金かを書きます。

第七に、報告の場面で必要になります。

会計や税務の取扱いは、専門家に確認してください。

条件を知らずに処分すると、問題になります。

購入の時点で、確かめておきましょう。

保管の場所を確保する

物を持つには、場所が要ります。

第一に、事務所に置ける量を確かめます。

第二に、活動の場所に置ける場合もあります。

第三に、施設の倉庫を借りられることもあります。

第四に、会員の自宅に分散する方法もあります。

第五に、貸倉庫を借りる方法もあります。

費用がかかる点を、忘れないでください。

第六に、置き場所がないなら買わない判断もあります。

第七に、借りる方法も検討します。

持つことが、目的ではありません。

使うことが、目的です。

借りるという選択

買う前に、考えたい点です。

第一に、公共施設に備えがある場合があります。

第二に、中間支援組織で貸し出しています。

第三に、他団体から借りられる場合もあります。

第四に、業者から借りる方法もあります。

第五に、年に数回しか使わない物は、借りるほうが安く済みます。

第六に、保管の場所も要りません。

第七に、点検の手間もありません。

買うと、その後ずっと管理が続きます。

使う回数から、判断しましょう。

貸し出す場合

逆に、貸す側になる場合もあります。

第一に、貸す相手の範囲を決めます。

第二に、費用を取るかを決めます。

第三に、記録を必ず残します。

第四に、壊れたときの扱いも決めます。

第五に、書面で確認する形が安全です。

第六に、保険の適用も確認します。

第七に、断る場合の基準も決めます。

貸すことは、連携のきっかけにもなります。

ただし、決まりがないともめます。

始める前に、決めておきましょう。

番号を振って札を貼る

同じ物が複数あると、区別がつきません。

第一に、管理の番号を振ります。

第二に、札を貼ります。

第三に、一覧の番号と対応させます。

第四に、団体名も書いておきます。

他団体の物と混ざるのを、防げます。

第五に、借りた物にも印を付けます。

返す物だと、分かるためです。

第六に、貼る位置を統一します。

第七に、剥がれにくい札を使います。

番号があると、記録が正確になります。

点検の時期を決める

安全に関わる備品は、点検が要ります。

第一に、電気を使う機器です。

第二に、子どもが使う道具です。

第三に、屋外で使う物です。

第四に、年に一度は状態を見ます。

第五に、古くなった物は使用を止めます。

第六に、点検の記録を残します。

第七に、事故が起きたときの根拠になります。

使えるかどうかは、見た目では分かりません。

棚卸しと同じ時期に、行いましょう。

一度に済ませると、負担が減ります。

消耗品は別に扱う

一覧に載せる物と、載せない物を分けます。

第一に、紙や文具は消耗品です。

第二に、一つずつ記録する必要はありません。

第三に、残りの量だけを見ます。

第四に、切らさない担当を決めます。

第五に、補充の基準を決めます。

残りがこれだけになったら買う、という形です。

第六に、置き場所は決めておきます。

第七に、行事の前に必ず確認します。

当日に足りないと分かるのが、いちばん困ります。

一覧を細かくしすぎないことも、続けるための工夫です。

備品の管理のまとめ

備品は、一覧を作って置き場所を書くだけで大半が解決します。

品名、数量、置き場所、取得の日と経路を書きましょう。

A4で数枚に収まり、一日で作れます。

会員の自宅にある物こそ、誰の家にあるかを必ず記録します。

記録がないと、辞めたときにそのまま消えます。悪意ではなく、忘れるためです。

持ち出しと返却の記録は、紙一枚で十分です。責める形にしないでください。

年に一度、総会の前に棚卸しをします。半日で終わります。

1年使っていない物を洗い出し、譲るか処分するか決めましょう。

壊れた物には印を付け、処分したら一覧からも外します。

助成金で買った物は、処分や使用に条件がある場合があります。

紙や文具は消耗品として別に扱い、残りの量と補充の基準だけを決めます。

同じ物が複数あるなら番号を振り、団体名つきの札を貼ります。

電気を使う機器や子どもが使う道具は、年に一度の点検と記録を。

年に数回しか使わない物は、買うより借りるほうが安く済みます。

よくある質問

A. 一覧を作ることです。品名、数量、置き場所、取得の日と経路を書きます。A4で数枚に収まり、一日で作れます。これだけで、探す時間が消えます。

A. 誰の家にあるかを必ず記録してください。記録がないと、辞めたときにそのまま消えます。悪意ではなく、本人も忘れるためです。本人にも一覧を渡しましょう。

A. 紙一枚で十分です。持ち出す人、日付、戻す予定、返却の確認を書きます。戻っていない物に声をかけるとき、責める形にしないでください。

A. 年に一度、総会の前が区切りとして適しています。複数人で一覧と実物を照らし、ない物と使っていない物を洗い出します。半日で終わります。

A. 1年使っていない物を洗い出し、今後使うかを考えます。使わないなら他団体や会員に譲るか処分します。寄贈で受けた物には配慮してください。

A. 条件を必ず確認してください。処分の制限や、一定期間使い続ける義務がある場合があります。一覧に別の欄を作り、どの助成金かを書いておきましょう。

A. 年に数回しか使わない物は、借りるほうが安く済みます。保管の場所も点検の手間も要りません。買うと、その後ずっと管理が続きます。

A. 管理の番号を振り、札を貼ってください。一覧の番号と対応させ、団体名も書いておくと、他団体の物と混ざるのを防げます。借りた物にも印を付けましょう。

A. 電気を使う機器、子どもが使う道具、屋外で使う物は年に一度状態を見てください。記録も残します。事故が起きたときの根拠になります。棚卸しと同じ時期にまとめると楽です。

A. 報告しやすい形にしてください。責められると、黙って戻されます。修理の費用と手間を比べ、使えない物には印を付けます。処分したら一覧からも外しましょう。

A. 貸す相手の範囲、費用の有無、記録の方法、壊れたときの扱い、保険の適用を先に決めてください。連携のきっかけになりますが、決まりがないともめます。