NPO法人が支部やグループを持つとき｜権限とお金と名乗り方

NPO法人の活動が広がると、内部に班や支部を置く場面が来ます。

地域ごと、事業ごとに分ける形です。

動きやすくなる一方、混乱も生まれます。

この記事では、その設計を解説します。

分けたくなる場面

なぜ、分けたくなるのでしょうか。

第一に、活動する地域が広がったときです。

第二に、事業の種類が増えたときです。

第三に、関わる人が増えたときです。

第四に、全体の会議で決めきれなくなったときです。

第五に、現場で早く判断したいときです。

いずれも、成長の証しです。

一方、分けると新しい問題が生まれます。

先に、設計を考えておきましょう。

法人格は一つ

まず、押さえるべき前提です。

支部を置いても、法人は一つです。

第一に、支部に法人格はありません。

第二に、支部が結んだ契約は法人の契約です。

第三に、支部の起こした事故も法人の責任です。

第四に、支部が受けたお金も法人のお金です。

第五に、決算も一つにまとめます。

別団体ではない、という点が要です。

ここを誤解すると、大きな問題になります。

関わる人全員に、伝えておきましょう。

権限の範囲を決める

いちばん先に決める点です。

第一に、支部で決められることを書き出します。

第二に、理事会にかけることも書き出します。

第三に、額で線を引く方法があります。

一定額までは支部で判断できる形です。

第四に、契約を結ぶ権限は慎重に扱います。

第五に、対外的な発信も範囲を決めます。

第六に、規程に書いて共有します。

口頭の了解は、必ず食い違います。

書いてあることが、判断の基準になります。

お金の扱いを決める

もめる原因の多くが、お金です。

第一に、口座を分けるかを決めます。

第二に、分ける場合も法人の口座です。

個人の口座は、使わないでください。

第三に、支部が使える額の上限を決めます。

第四に、報告の頻度を決めます。

第五に、根拠となる書面を必ず残します。

第六に、決算は全体で一つにまとめます。

会計の具体的な処理は、専門家に相談してください。

分けるほど、記録の重要さが増します。

名乗り方を統一する

対外的な表示も、決めておきます。

第一に、法人名を必ず入れます。

第二に、支部名はその後ろに置きます。

第三に、支部だけの名前を使わないでください。

別団体と誤解されます。

第四に、印刷物の様式を統一します。

第五に、連絡先の表示も揃えます。

第六に、電子での発信も同じ扱いにします。

対外的には、一つの団体として見えることが大切です。

ばらばらだと、信用が分散します。

いちばん多い事故

実際に起きやすい事故を、挙げます。

支部が、団体の名前で勝手に約束をする場合です。

第一に、契約を結んでしまいます。

第二に、費用の負担を約束してしまいます。

第三に、共催や後援を引き受けてしまいます。

第四に、対外的な意見を表明してしまいます。

いずれも、法人が責任を負います。

悪意なく、良かれと思って起こります。

権限の範囲を、繰り返し伝えましょう。

一度の説明では、伝わりません。

報告の仕組み

分けたら、つなぐ仕組みが要ります。

第一に、報告の頻度を決めます。

月に一度が、目安です。

第二に、様式を作ります。

活動の回数、参加した人数、費用です。

第三に、提出先を決めます。

第四に、理事会で共有します。

第五に、全体の報告書にまとめます。

報告がないと、事業報告書が書けません。

所轄庁への提出は、法人全体で行うためです。

責任者を置く

支部ごとに、責任者を決めます。

第一に、窓口を一本にするためです。

第二に、判断する人をはっきりさせます。

第三に、理事が兼ねる形もあります。

第四に、理事でない人が務める場合もあります。

その場合、権限の範囲を特に明確にします。

第五に、交代したときの引き継ぎも決めます。

第六に、名簿で管理します。

誰に聞けばよいかが、常に分かる状態にします。

不在だと、判断が止まります。

別団体にするという選択

内部の組織にしない道も、あります。

第一に、別の任意団体として活動する形です。

第二に、独立して法人になる形もあります。

第三に、その場合は名称を明確に分けます。

第四に、連携する関係として整理します。

第五に、責任も分かれます。

第六に、判断は早めに行いましょう。

曖昧なまま続けると、後で整理が難しくなります。

どちらが目的に合うかで、決めてください。

大きさだけで、決める話ではありません。

つながりを保つ

分けると、距離が生まれます。

第一に、全体で集まる場を年に数回持ちます。

第二に、支部同士が交流する機会も作ります。

第三に、良い取り組みを共有します。

第四に、困りごとも共有します。

第五に、会報で各支部の活動を紹介します。

第六に、全体の目的を繰り返し確認します。

分かれたまま放置すると、別々の団体になります。

何のための団体かを、共有し続けましょう。

これが、いちばん難しい部分です。

支部を閉じるとき

始めるだけでなく、終わりも考えます。

第一に、担い手がいなくなる場合があります。

第二に、活動が終わる場合もあります。

第三に、閉じる判断は理事会で行います。

第四に、残った物と記録を引き継ぎます。

第五に、お金の精算も行います。

第六に、対外的な連絡先を切り替えます。

第七に、記録に残します。

自然消滅させないでください。

手続きを踏んで、閉じましょう。

小さく始める

いきなり支部の形にしない方法もあります。

第一に、まず担当の班として始めます。

第二に、権限は狭く始めます。

第三に、報告の形を試します。

第四に、うまく回るか見ます。

第五に、必要になったら広げます。

第六に、規程は後から整えても構いません。

最初から大きく作ると、負担だけが増えます。

実態に合わせて、育てていきましょう。

形が先行すると、続きません。

支部の会議と全体の会議

会議の形も、整理しておきます。

第一に、支部の中の打ち合わせがあります。

第二に、全体の理事会があります。

第三に、二つを混同しないでください。

支部の打ち合わせは、理事会ではありません。

第四に、支部で決めたことは報告します。

第五に、記録の様式を統一します。

第六に、責任者が持ち寄る形にします。

議事録の扱いも、定款と規程で確認します。

法人としての決定は、理事会や総会で行います。

会員はどこに属するか

会員の扱いも、決めておきます。

第一に、会員は法人の会員です。

支部の会員では、ありません。

第二に、名簿は法人で一つにまとめます。

第三に、どの支部に関わるかは欄で管理します。

第四に、複数の支部に関わる人もいます。

第五に、総会の招集は法人から送ります。

第六に、議決権も法人の総会で行使します。

支部ごとに名簿を分けると、招集が漏れます。

一つの名簿に、区分の欄を設けましょう。

立ち上げの手順

実際に置くときの、順序です。

第一に、必要性を理事会で確認します。

第二に、規程の案を作ります。

第三に、権限とお金の範囲を決めます。

第四に、責任者を決めます。

第五に、理事会で議決します。

定款に定めがある場合は、それに従います。

第六に、関わる人に説明します。

第七に、対外的な表示を整えます。

第八に、半年ほどで運用を見直します。

走りながら、直していきましょう。

支部やグループを持つときのまとめ

支部を置いても、法人格は一つです。

支部が結んだ契約も、起こした事故も、法人の責任になります。

権限・お金・名乗り方の3つを、先に決めてください。

支部で決められることと、理事会にかけることを書き出します。

額で線を引く方法が、いちばん分かりやすい形です。

いちばん多い事故は、支部が団体の名前で勝手に約束をすることです。

悪意なく起こるため、権限の範囲を繰り返し伝えましょう。

対外的な表示は法人名を必ず入れ、支部名は後ろに置きます。

報告の頻度と様式を決めないと、事業報告書が書けません。

支部ごとに責任者を置き、交代時の引き継ぎも決めておきます。

支部の打ち合わせは理事会ではありません。法人の決定は理事会や総会で行います。

会員は法人の会員です。名簿を支部ごとに分けると、招集が漏れます。

規程・権限・責任者を決めて理事会で議決し、半年ほどで運用を見直しましょう。

閉じるときも、手続きを踏んでください。自然消滅させないことです。

よくある質問

A. 内部の組織として置く場合、法人格は一つです。支部が結んだ契約も、起こした事故も、法人が責任を負います。別団体ではない点を、関わる人全員に伝えてください。

A. 権限・お金・名乗り方の3つです。支部で決められることと理事会にかけることを書き出し、額で線を引くと分かりやすくなります。

A. 支部が団体の名前で勝手に約束をすることです。契約、費用の負担、共催や後援の引き受け、対外的な意見の表明。いずれも悪意なく、良かれと思って起こります。

A. 分ける場合も、法人の口座にしてください。個人の口座は使わないでください。使える額の上限と報告の頻度を決め、根拠の書面を必ず残しましょう。

A. 法人名を必ず入れ、支部名はその後ろに置きます。支部だけの名前を使うと、別団体と誤解されます。印刷物も電子での発信も、様式を統一してください。

A. 目的で決めてください。別の任意団体として活動する道も、独立して法人になる道もあります。曖昧なまま続けると、後で整理が難しくなります。

A. 理事会で判断し、残った物と記録を引き継ぎ、お金の精算をし、対外的な連絡先を切り替え、記録に残します。自然消滅させないでください。

A. 違います。支部の打ち合わせは理事会ではありません。法人としての決定は、理事会や総会で行います。支部で決めたことは、報告して共有してください。

A. 会員は法人の会員です。名簿は法人で一つにまとめ、どの支部に関わるかは欄で管理してください。支部ごとに名簿を分けると、総会の招集が漏れます。

A. 必要性を理事会で確認し、規程の案を作り、権限とお金の範囲と責任者を決めて理事会で議決します。関わる人に説明し、半年ほどで運用を見直しましょう。