一般社団法人の会計・帳簿はどうする？会計ソフト活用法を解説

会費と寄付が中心の小さな法人でも、会計ソフトは必要でしょうか。製品の比較ではなく、一般社団法人の帳簿に法律が求めることから、ソフトの選び方と使い方を説明します。

結論から申し上げます。

一般社団法人は、適時に、正確な会計帳簿を作らなければなりません（一般法人法120条1項）。

帳簿は書面でも電磁的記録でもよいとされています（一般法人法施行規則22条2項）。

会計ソフトを使うかどうかは、法人が自由に決めてよいということです。

ただし、帳簿と重要な資料は閉鎖の時から10年間保存します（120条2項）。

ソフトを選ぶときは、10年分のデータを確実に残し、決算書まで作れるかを基準にします。

一般社団法人の会計に法律が求めていること

一般社団法人の会計は、一般に公正妥当と認められる会計の慣行に従います（119条）。

「その行う事業に応じて」とあるため、会計基準を一つに決め打ちしてはいません。

施行規則21条も、会計の基準その他の会計の慣行をしん酌するよう求めています。

作るものは、日々の会計帳簿と、毎事業年度の計算書類・事業報告・附属明細書です（123条2項）。

法人が成立した日の貸借対照表も作ります（123条1項）。

計算書類は、作成した時から10年間保存します（123条4項）。

帳簿に書くべき事項を書かなかったり、虚偽を書いたりすると、理事などは100万円以下の過料の対象です（342条7号）。

決算全体の流れは一般社団法人の決算で説明しています。

帳簿の作り方は3通り｜手書き・表計算・会計ソフト

施行規則22条2項は、会計帳簿を「書面又は電磁的記録」で作るとしています。

電磁的記録とは、コンピュータで処理する電子データのことです（一般法人法10条2項）。

したがって、手書きの帳簿も、表計算ソフトの帳簿も、会計ソフトの帳簿も認められます。

違いが出るのは、決算書を作る手間と、誤りの起きやすさです。

取引の件数と、帳簿をつける人の慣れで選ぶのが現実的です。

どの方法でも、領収書や請求書など取引の資料は残します。帳簿だけ作って資料を捨てると、120条2項の保存を満たしません。

会計ソフトで作る帳簿と決算書の関係

会計ソフトは、1件ずつの仕訳を入力すると、元帳や決算書を自動で集計する仕組みです。

入力するのは仕訳だけで、帳簿と決算書はそこから作られます。

そのため、最初の仕訳と科目の設定が正しいかどうかで、決算書の正しさが決まります。

損益計算書の呼び方は、採用する会計基準で変わります。

公益法人会計基準（平成20年基準）では「正味財産増減計算書」、令和6年基準では「活動計算書」と呼びます。

附属明細書と事業報告は、ソフトが自動で作らないことが多い書類です。附属明細書の中身は附属明細書とはで説明しています。

一般社団法人がソフトを選ぶときの確認項目

会計ソフトは、株式会社向けの機能を前提に作られているものが多くあります。

一般社団法人で使うときは、法人の種類に合った決算書が出せるかを最初に確かめます。

次に大事なのは、10年分のデータを残し、別の形式で取り出せるかです。

ソフトの契約を終えるとデータが見られなくなる仕組みだと、120条2項の保存に支障が出ます。

複数人で使うなら、入力者と承認者を分けられるかも確認します。

特定の製品が一般社団法人に最適だとは言えません。上の項目を、無料の試用期間などで実際に確かめて選びます。

クラウド型とインストール型の違い

会計ソフトには、ブラウザで使うクラウド型と、パソコンに入れて使うインストール型があります。

どちらでも、法律が求める帳簿は作れます。

違うのは、データの置き場所と、複数人での使いやすさです。

理事や事務局が別々の場所にいる法人では、データを共有しやすいクラウド型が使われることが多くあります。

一方で、データを手元のパソコンで管理したい法人は、インストール型を選びます。

どちらを選んでも、年に一度は仕訳データと決算書を書き出し、法人の管理する場所に保存しておくと安全です。

導入の手順

会計ソフトは、事業年度の初日から使い始めると、期の途中の数字を移す手間がかかりません。

期の途中から使う場合は、それまでの取引をまとめて入力するか、開始時点の残高を入れます。

設立したばかりの法人は、成立の日の貸借対照表（123条1項）の数字が最初の残高になります。

法人の口座の作り方は銀行口座開設の流れで説明しています。

勘定科目の設計例

会計ソフトの初期の科目は、営利企業向けになっていることがあります。

一般社団法人では、会費・寄付・補助金・事業の収入を分けておくと、決算書と事業報告が作りやすくなります。

科目の名前は法律で決まっていません。採用する会計基準や、法人の事業に合わせて決めます。

下の例は、会費と寄付が中心の法人を想定した一例です。

事業ごとに収益を分けておくと、事業報告で各事業の実績を説明しやすくなります。

領収書と電子データの保存

会計ソフトに入力しても、元になった領収書や請求書は残します。

一般法人法は、帳簿とあわせて「事業に関する重要な資料」を10年間保存するよう求めています（120条2項）。

税の面では、法人税法150条の2が、帳簿を備えて取引を記録し、書類とともに保存するよう定めています。

この規定の対象は、普通法人や、収益事業を行う公益法人等です（150条の2第1項）。

非営利型法人は法人税法上の「公益法人等」です（2条6号・9号の2）。

公益法人等は、収益事業を行う場合に法人税の納税義務を負います（4条1項）。

法人税法施行規則67条2項は、帳簿と書類の保存期間を7年間としています。

国税庁は、この7年間を確定申告書の提出期限の翌日から数えると説明しています。

一般社団法人は、長い方の10年に合わせて保存しておくと迷いません。

保存のしかた全般は書類・文書の管理と保存で整理しています。

電子帳簿保存法と会計ソフト

電子帳簿保存法は、税法上の帳簿や書類を電子データで保存するときのルールを定めた法律です。

会計ソフトで最初から一貫して作った帳簿は、一定の要件を満たせば電子データのまま保存できます（4条1項）。

これは「できる」という選択の規定です。紙に印刷して保存する方法も残っています。

一方、電子取引のデータには保存の義務があります（7条）。

電子取引とは、請求書や領収書などに書かれる情報を、メールやWebなど電子で受け渡す取引です（2条5号）。

7条の義務を負うのは、所得税と法人税に係る保存義務者です。自分の法人が当たるかは、税理士か税務署で確認します。

会計ソフトの中には、これらの要件に沿って電子データを保存できる機能を持つものがあります。

要件の詳細は、国税庁の「電子帳簿等保存制度特設サイト」で確認できます。

社員の閲覧請求と監事の監査にデータで応じる

総社員の議決権の10分の1以上を持つ社員は、理由を明らかにして会計帳簿の閲覧や謄写を請求できます（121条1項）。

定款でこの割合を下げることもできます（同項かっこ書き）。

帳簿を電子データで作っている場合は、紙面または画面に表示して見せます（121条1項2号・施行規則91条9号）。

法人は、121条2項の各号に当たる場合を除き、請求を拒めません。

監事は、いつでも業務と財産の状況を調査できます（99条2項）。

監事を置く法人の計算書類は、監事の監査を受けます（124条1項）。

監事に閲覧用の権限を渡せるソフトなら、監査のたびにデータを書き出す手間が減ります。

収益事業があるときの経理

法人税法施行令6条は、公益法人等が収益事業から生ずる所得の経理と、それ以外の経理を区分して行うよう定めています。

非営利型法人が収益事業を行うときは、この規定が関わります。

会計ソフトでは、部門や事業ごとに収支を分けて集計する機能が使われます。

どの事業が収益事業に当たるか、共通の経費をどう分けるかは、税の判断になります。

一般論を超える部分は、税理士か所轄の税務署に確認してください。

税金の全体像は一般社団法人にかかる税金、申告の要否は法人税申告は必要？で説明しています。

自分でできる範囲と専門家に頼む範囲

日々の記帳と月次の締めは、法人の職員や理事が自分で行うことができます。

決算書の作成も、会計ソフトを使えば法人で行えます。

一方、税務申告書の作成や税務の相談を、他人の求めに応じて業として行うのは税理士の業務です。

法人が自分の申告書を作ること自体は禁止されていません。

迷う部分だけを頼む形にすると、費用の見通しも立てやすくなります。

よくある誤解

誤解1：一般社団法人は会計ソフトを使わなければならない。

帳簿は書面でも電磁的記録でもよく、手書きも認められます（施行規則22条2項）。

誤解2：ソフトに入力すれば領収書は捨ててよい。帳簿とあわせて重要な資料を10年間保存します（120条2項）。

誤解3：帳簿の保存は7年で足りる。7年は法人税法上の期間で、一般法人法は帳簿の閉鎖から10年です。

誤解4：会計ソフトが出す決算書はそのまま使える。様式が株式会社向けのままだと、一般社団法人の決算書に合いません。

誤解5：クラウドならデータは永久に残る。解約後にデータが見られなくなる製品もあるため、書き出しの確認が必要です。

誤解6：社員に帳簿を見せる必要はない。

議決権の10分の1以上を持つ社員から請求があれば、原則として拒めません（121条）。

一般社団法人の会計・会計ソフトについてよくある質問

A. 必須ではありません。帳簿は書面でも電磁的記録でもよく（一般法人法施行規則22条2項）、求められるのは適時に正確な帳簿を作ることです（一般法人法120条1項）。

A. 一般法人法では帳簿の閉鎖の時から10年間です（120条2項）。法人税法上は原則7年です（法人税法施行規則67条2項）。

A. 使える製品もあります。決算書の様式と科目が法人に合うかを確かめてください。会計は事業に応じた公正妥当な慣行に従います（一般法人法119条）。

A. 紙面または画面に表示して閲覧させます（一般法人法121条1項2号・同法施行規則91条9号）。請求できるのは議決権の10分の1以上を持つ社員です。

A. 法人税等の保存義務者は、電子取引のデータを電子のまま保存する義務があります（電子帳簿保存法7条）。該当するかは税理士か税務署へ確認してください。

A. 公益法人等は収益事業とそれ以外の経理を区分して行います（法人税法施行令6条）。部門別の集計機能を使い、判定は税理士に確認してください。

A. できます。期首からの取引を入力するか、切り替え時点の残高を開始残高にします。設立直後は成立の日の貸借対照表が出発点です（一般法人法123条1項）。