一般社団法人では、社員総会や理事会を開催したら『議事録』を作成・保管する義務があります。
議事録は役員変更登記などにも使う重要書類です。
この記事では、一般社団法人の議事録の書き方と、記載すべき項目を解説します。
議事録が必要な場面
議事録の作成が必要になるのは、主に社員総会と理事会を開催したときです。
役員の選任・変更、定款変更、計算書類の承認などを決議した際は、その内容を議事録に残します。
特に役員変更登記の際は議事録の添付が求められるため、正確な作成が欠かせません。
議事録に記載する項目
議事録に記載すべき主な項目は次のとおりです。開催日時・場所、出席した社員や理事の数・氏名、議長の氏名、議事の経過の要領と結果、議事録作成者の氏名などです。
決議事項については『何を、賛成何名で可決したか』を明確に記録します。
書式に厳密な決まりはありませんが、後から見て決議内容が明確にわかるように書くことが大切です。
議事録の保管義務
作成した議事録には保管義務があります。
社員総会の議事録は主たる事務所に10年間、理事会の議事録は10年間保管する必要があります。
また、社員や債権者から閲覧請求があった場合に応じる義務もあるため、きちんと整理して保管しておきましょう。
社員総会と理事会で議事録はどう違う?
一般社団法人の議事録には、大きく分けて社員総会議事録と理事会議事録の2種類があります。
社員総会は法人の最高意思決定機関で、役員選任・定款変更・計算書類の承認などの重要事項を決議します。
一方、理事会は理事で構成され、業務執行の決定などを行います。
どちらの議事録も、決議した内容を正確に残すという目的は同じですが、出席者の範囲や決議できる事項が異なります。
理事会を設置していない法人もあるため、自分の団体にどの機関があるかを確認しておきましょう。
議事録作成でよくあるミス
議事録でよくあるミスは、決議の結果(賛成・反対の数)があいまいなことです。
「異議なく承認された」などの表現でも構いませんが、登記に使う場合は決議要件を満たしたことが明確にわかる記載が必要です。
また、定足数(必要な出席者数)を満たしていないと決議自体が無効になることもあるため、出席者数の記録は正確に行いましょう。
日付や場所の記載漏れも意外と多いミスです。
議事録は後から法人の活動を証明する重要な記録になるため、開催のたびにきちんと作成する習慣をつけることが大切です。
議事録は登記やトラブル防止にも役立つ
議事録は単なる『記録』ではなく、法人運営を守る重要なツールです。
たとえば役員変更登記をする際には、社員総会や理事会の議事録が必須の添付書類になります。
議事録がきちんと作られていないと、登記そのものが進められません。
また、後から『その決議は無効だ』と争いになったとき、正しく作成・保管された議事録が法人を守る証拠になります。
会員や役員の間で認識のズレが生じたときも、議事録があれば『いつ、何を、どう決めたか』を客観的に示せます。
面倒に感じても、総会や理事会を開いたら必ずその場で議事録を作る習慣をつけることが、将来のトラブルを防ぎます。
よくある質問
A. 手書きでもパソコン作成でも構いません。内容が正確であれば形式は問われません。
A. 法律上必須ではない場合もありますが、登記に使う議事録は議長・出席理事の押印が求められることがあります。
A. 作成・保管を怠ると過料の対象になることがあります。また登記手続きにも支障が出ます。
