NPO法人の催しの開き方｜3か月前からの逆算と当日の役割

NPO法人にとって、催しを開くことは主要な活動の一つです。

講座、相談会、体験の会、地域の集まりなどです。

当日は、必ず想定外のことが起きます。

この記事では、催しの開き方を解説します。

目的と対象を先に決める

企画は、目的から始めます。

第一に、何のために開くかです。

知ってもらう、学んでもらう、つながるなどです。

第二に、誰に来てほしいかです。

第三に、何人来てほしいかです。

この3つが、すべての判断の基準になります。

会場の広さも、告知の方法も決まります。

目的が曖昧だと、内容がぼやけます。

全員に来てほしい、は誰にも届きません。

絞るほど、集まります。

逆算して日程を組む

当日から、逆算して日程を組みます。

第一に、3か月前に企画を固めます。

第二に、2か月前に会場を押さえます。

第三に、1か月前に告知を始めます。

第四に、2週間前に配布物を配ります。

第五に、1週間前に役割を決めます。

第六に、前日に持ち物を揃えます。

公共施設は、予約の時期が早い場合があります。

会場が押さえられないと、日程ごと動きます。

会場から先に、確保しましょう。

会場を決める

会場は、早く押さえます。

第一に、定員に合った広さを選びます。

広すぎると、人が少なく見えます。

第二に、交通の便を見ます。

第三に、駐車場の有無を確かめます。

第四に、必要な設備を確認します。

机、椅子、投影の機器、水道などです。

第五に、段差とトイレを下見で確かめます。

高齢の方が来るなら、特に重要です。

書面の情報だけで、決めないでください。

告知の順序

告知は、順序を考えます。

第一に、会員と関係者に先に伝えます。

第二に、次に配布物を配ります。

第三に、公共施設や店舗に置きます。

第四に、電子でも告知します。

第五に、地域の広報紙に載せます。

広報紙は、締切が1か月以上前です。

第六に、締切の直前にもう一度知らせます。

一度の告知で、届くことはありません。

複数回、複数の手段で伝えましょう。

申込の受け方

申込の仕組みも、先に決めます。

第一に、受ける方法を複数用意します。

電話、電子、用紙などです。

第二に、受ける人を決めます。

第三に、聞く項目を決めます。

氏名、連絡先、人数で足ります。

第四に、記録の様式を用意します。

第五に、定員に達したときの対応を決めます。

第六に、何で知ったかを一行聞きます。

次回の告知の判断材料になります。

役割を紙に書いて配る

当日、いちばん効くのがこれです。

第一に、役割を一覧にします。

受付、進行、記録、誘導、片づけなどです。

第二に、名前を書き入れます。

第三に、時間の流れも書きます。

第四に、全員に紙で配ります。

第五に、始まる前に読み合わせます。

口頭で伝えると、必ず抜けます。

紙があれば、その場で確認できます。

A4で1枚に、収めましょう。

受付をどう作るか

受付は、催しの印象を決めます。

第一に、入口の分かる場所に置きます。

第二に、複数人で担当します。

第三に、名簿と筆記具を用意します。

第四に、名札を渡します。

第五に、資料をここで配ります。

第六に、初めての人には一言添えます。

席が分からず、立ち尽くす人が出ます。

案内する人を、別に置くと安心です。

最初の数分の対応が、その日を左右します。

当日の進行

進行にも、型があります。

第一に、時間どおりに始めます。

遅れる人を待つと、来た人に失礼です。

第二に、最初に全体の流れを伝えます。

終わる時間も、必ず言います。

第三に、避難の経路を案内します。

第四に、時間を見ながら進めます。

第五に、終わりの時間を守ります。

第六に、次の案内をして締めます。

台本があると、進行が安定します。

安全の備え

安全の備えも、忘れないでください。

第一に、救急の用品を用意します。

第二に、緊急の連絡先を共有します。

第三に、避難の経路を確認します。

第四に、参加者の体調に気を配ります。

第五に、保険の加入を確認します。

催しの内容によって、必要な備えが変わります。

子どもや高齢の方が来るなら、特に慎重にします。

何も起きないことが、いちばんです。

そのための準備を、惜しまないでください。

想定外への備え

当日は、必ず何かが起きます。

第一に、人が来すぎる場合です。

椅子と資料を、多めに用意します。

第二に、人が来ない場合です。

進め方を変える案を、持っておきます。

第三に、講師が遅れる場合です。

第四に、機器が動かない場合です。

紙でも進められる形にしておきます。

第五に、天候が悪い場合です。

中止の判断の基準を、先に決めておきましょう。

記録と感想を集める

当日の記録も、忘れずに残します。

第一に、担当を決めておきます。

進行しながらは、撮れません。

第二に、全体の様子を1枚撮ります。

第三に、写真の許可を最初に伝えます。

第四に、感想の用紙をその場で書いてもらいます。

持ち帰ってもらうと、返ってきません。

第五に、参加した人数を数えます。

報告と、次の企画の材料になります。

記録がないと、開いた事実だけが残ります。

終わった後にやること

終わってからが、次につながります。

第一に、その日のうちに片づけます。

第二に、会場に借りた物を返します。

第三に、翌日までに礼状を出します。

講師、会場、協力してくれた人へです。

第四に、参加した人にも一言送ります。

第五に、記録を整理します。

第六に、振り返りの場を持ちます。

記憶が新しいうちが、いちばん有効です。

1週間経つと、細かい点を忘れます。

振り返りの仕方

振り返りにも、進め方があります。

第一に、良かった点から出します。

反省から入ると、場が重くなります。

第二に、数字を確認します。

申込の数、来た数、費用です。

第三に、困った点を出します。

第四に、次回どうするかを決めます。

第五に、記録に残します。

次に開く人が、必ず読みます。

30分で、十分です。

振り返らない団体は、毎回同じ失敗をします。

費用を見積もる

催しには、費用がかかります。

第一に、会場の使用の費用です。

第二に、講師への謝礼です。

第三に、印刷と郵送の費用です。

第四に、資材と飲食の費用です。

第五に、保険の費用です。

合計を出してから、参加費を決めます。

無料にするなら、財源を先に決めます。

助成金を使う場合は、対象の費目を確認します。

費用の記録も、必ず残しておきましょう。

講師を頼むとき

外部の講師を頼む場面も、あります。

第一に、早めに依頼します。

3か月前が、目安です。

第二に、日時、場所、時間、内容を書面で伝えます。

第三に、謝礼の額を先に確認します。

第四に、交通費の扱いも決めます。

第五に、当日の進行と、機器の要否を確認します。

第六に、資料の提出の期限を伝えます。

直前のやり取りは、双方の負担になります。

早く決めるほど、内容も良くなります。

少人数でも成立させる

参加が少ない日も、必ず来ます。

落胆する必要は、ありません。

第一に、来た人に集中します。

第二に、進め方を変えます。

講義から、話し合いに切り替える形です。

第三に、深い話が聞ける機会になります。

第四に、来た人との関係は強く残ります。

第五に、次の企画の材料になります。

数だけで、成否を判断しないでください。

来た人にとっては、その日がすべてです。

連続の講座にする

一度で終わらせない形も、あります。

第一に、複数回の連続にします。

第二に、関係が深まります。

第三に、会員になってもらいやすくなります。

一方、注意点もあります。

第四に、途中で来なくなる人が出ます。

第五に、全回参加を条件にしない形が親切です。

第六に、日程を最初にすべて示します。

予定を、押さえてもらうためです。

毎回の記録を、残しておきましょう。

催しの開き方のまとめ

催しは、当日の3時間より前の3か月で決まります。

目的・対象・定員を先に決め、そこから逆算してください。

会場は早く押さえます。押さえられないと日程ごと動きます。

段差とトイレは、下見で実際に歩いて確かめましょう。

告知は複数回、複数の手段で行います。一度では届きません。

当日の役割は紙に書いて全員に配り、始まる前に読み合わせます。

受付の最初の数分の対応が、その日の印象を決めます。

時間どおりに始め、終わりの時間を守ってください。

救急の用品、緊急の連絡先、避難の経路を用意します。

感想はその場で書いてもらい、記録の担当を別に決めておきます。

費用を合計してから、参加費を決めます。無料にするなら財源を先に決めます。

講師の依頼は3か月前が目安です。日時と内容と謝礼を、書面で伝えましょう。

参加が少ない日も、進め方を変えれば深い話が聞ける機会になります。

振り返りは、記憶が新しいその日か翌日に30分で行いましょう。

よくある質問

A. 3か月前に企画を固め、2か月前に会場を押さえ、1か月前に告知を始めます。公共施設は予約の時期が早い場合があるため、会場から先に確保してください。

A. 目的と対象が絞れていない場合が多くあります。全員に来てほしい、は誰にも届きません。告知も一度では届かないため、複数回、複数の手段で伝えてください。

A. 役割を紙に書いて全員に配り、始まる前に読み合わせることです。口頭で伝えると必ず抜けます。A4で1枚に収めましょう。

A. 入口の分かる場所に置き、複数人で担当します。名札と資料を渡し、初めての人には一言添えてください。席が分からず立ち尽くす人が出ないよう、案内する人を別に置くと安心です。

A. 人が来すぎる、来ない、講師が遅れる、機器が動かない、天候が悪い。それぞれの案を持っておきます。中止の判断の基準は、先に決めておいてください。

A. 最初に許可を伝えてください。撮る担当は別に決めます。進行しながらでは撮れません。全体の様子を1枚は残しておきましょう。

A. その日のうちに片づけ、翌日までに講師・会場・協力者へ礼状を出します。振り返りは記憶が新しいうちに30分。1週間経つと細かい点を忘れます。

A. 3か月前が目安です。日時、場所、時間、内容を書面で伝え、謝礼の額と交通費の扱いを先に確認します。資料の提出の期限も伝えておきましょう。

A. 数だけで成否を判断しないでください。来た人に集中し、講義から話し合いに切り替えれば深い話が聞けます。来た人にとっては、その日がすべてです。

A. 関係が深まり、会員になってもらいやすくなります。ただし途中で来なくなる人が出るため、全回参加を条件にせず、日程は最初にすべて示してください。