一般社団法人の定款認証【必要書類】の解説

一般社団法人の設立に定款認証が必要ですが、定款認証に必要な書類について教えて下さい。

この疑問にお答えします。

今回のテーマ

定款認証とは

【結論】公証人に定款をチェックしてもらい『正式』な定款として認めてもらうこと。

定款とは法人の目的、組織、規則など定めた『法人の憲法』のようなもので、設立前に発起人が作成します。

そして作成した定款が適正か否かを公証人に確認してもらい、問題ないとお墨付きをもらう作業が必要です。

これが定款認証です。

一般社団法人の設立において定款認証は必要な手続きとなります。

定款認証の方法

【結論】定款認証手続きには２つの方法があります。

どちらか好きな方法で定款認証を行います。

• 書面(紙)の定款…定款を印刷して書面で認証を受ける方法です。
• 電子定款…インターネット上で認証を受ける方法です。

電子定款による認証手続きは一般の方にはあまり馴染みのない方法だと思います。

定款認証の流れ【紙定款】

①定款の原案の送付

一般社団法人の定款の作成します。

作成後、公証役場に定款の原案をメール、又はＦＡＸで送信します。

②公証人のチェック、結果報告

公証人によるチェックが行われ、必要に応じて修正など求められます。

修正などにより、適正な定款ができあがったら定款認証の予約をします。

③定款認証

定款認証は『公証役場』という所で行います。

当日、後述する書類を用意して公証役場に行きます。

公証役場で公証人と対面して内容確認を行い、問題がなければ２０分程度で終了します。

認証後、登記申請に使う定款の謄本と自社保管用の定款が各1部貰えます。

定款認証に必要な書類【紙の定款の場合】

定款３部

定款は３部用意します。

定款認証では１部の定款だけではダメです。

同じものを３部持っていきます。

設立者全員の印鑑登録証明書

いわゆる印鑑証明書です。

市区町村役場で発行してもらい、発行から３か月以内のものを使います。

設立時社員になる人全員分が必要です。

定款の認証手数料

定款認証には公証人に支払う手数料と謄本代の５万２千円程度かかります。

費用の内訳は次の通りです。

手数料は公証人に直接支払います。

登記事項証明書

法人が設立時社員になる場合は、法人の登記事項証明書が必要になります。

いわゆる登記簿謄本です。

法務局で取得できます。

委任状

代理人が定款認証手続きを行う場合に必要です。

原則、社員全員で認証手続きを行う必要があります。

しかし、公証役場へ行けない場合は代理人に行ってもらうこともできます。

この場合に委任状が必要になります。

代理人が手続きを行う場合は、下記の２点も必要です。

実質的支配者の申告書

実質的支配者とは、法人の事業経営において実質的に支配権を持っている個人を指します。

暴力団員等の法人の不正使用の防止と法人の透明性を高める観点から定款認証の際、実質的支配者は誰なのか申告することになっています。

という旨の申告書を提出します。

【実質的支配者は誰なのか？】

一般社団法人では実質的支配者は下記の人物を指します。

まとめ【定款認証に必要な書類】

定款認証に必要な書類はそこまで多くはありません。

認証手続きも通常２０分程度で終わります。

必要書類についてわからないことがあれば、公証役場に確認すれば詳細な情報は教えてくれます。

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一般社団法人の定款認証とは？

定款認証に必要な書類の全体像

一般社団法人の定款認証を受けるには、いくつかの書類を準備する必要があります。

中心となるのは、もちろん作成した定款です。

これに加えて、設立時社員(発起人)の印鑑証明書、実質的支配者となるべき者の申告書などが必要になります。

代理人が認証手続きを行う場合は、委任状も必要です。

これらの書類は、定款認証という設立の最初の関門で求められるものです。

書類に不備があると認証を受けられず、出直しになってしまいます。

必要書類を事前に正確に把握し、漏れなく準備しておくことが、スムーズな認証の鍵になります。

ここでは、それぞれの書類について詳しく解説していきます。

設立時社員の印鑑証明書

定款認証では、設立時社員(発起人)全員の印鑑証明書が必要です。

印鑑証明書は、印鑑登録をしている市区町村の役所や、マイナンバーカードがあればコンビニで取得できます。

注意したいのが有効期限で、定款認証で使うものは発行から3か月以内のものが求められます。

早く取りすぎると期限切れで取り直しになるため、認証の予約日に合わせて取得するのがコツです。

設立時社員が複数いる場合は、全員分の印鑑証明書を用意する必要があります。

印鑑証明書は、定款認証だけでなく、その後の設立登記でも必要になることがあります。

何部必要かを事前に確認し、余裕を持って取得しておくと安心です。

代理人が手続きする場合の委任状

定款認証は、設立時社員本人が出向くのが原則ですが、代理人が手続きすることもできます。

その場合は、委任状が必要になります。

委任状には、誰に何を委任するのかを明記し、委任者(設立時社員)の記名押印をします。

行政書士などの専門家に定款作成と認証を依頼する場合は、この委任状を使って専門家が代理で認証手続きを行います。

代理人による認証を活用すれば、設立時社員が公証役場に出向く手間を省けます。

特に、社員が遠方にいる場合や、忙しくて時間が取れない場合に便利です。

委任状の様式は専門家が用意してくれることが多いため、依頼する場合は指示に従って準備しましょう。

書類取得のスケジュール

定款認証の必要書類は、取得のタイミングが重要です。

特に印鑑証明書は、発行から3か月以内という有効期限があります。

そのため、認証の予約日が決まってから取得するのが効率的です。

早く取りすぎると、認証や登記の段階で期限が切れてしまうおそれがあります。

一方、定款の作成は時間がかかることがあるため、早めに着手しておくとよいでしょう。

まず定款を作り、公証役場に事前チェックを依頼し、認証日を予約する。

その予約日に合わせて印鑑証明書を取得し、申告書や委任状を準備する。

この順序で進めると、書類の期限切れを防ぎながらスムーズに認証を受けられます。

書類の不備を防ぐためのチェックポイント

書類を提出する前に、次の点を確認しましょう。

これらをすべてクリアすれば、定款認証の準備は万全です。

一つでも不安があれば、事前に公証役場に確認しておくと安心です。

定款認証の書類で不備があると、認証を受けられず出直しになります。

不備を防ぐためのチェックポイントを押さえておきましょう。

定款認証後に必要になる書類

定款認証が済んだら、次は法務局での設立登記に進みます。

設立登記では、認証済みの定款に加えて、設立登記申請書、設立時理事の就任承諾書、設立時理事の印鑑証明書、法人の印鑑届書などが必要になります。

つまり、定款認証で使った書類とは別に、登記用の書類も準備する必要があります。

特に、印鑑証明書は認証用と登記用で別に必要になることがあるため、注意が必要です。

定款認証はあくまで設立手続きの第一段階であり、その後の登記まで見据えて書類を準備しておくと効率的です。

認証と登記で必要な書類を一覧にして整理しておくと、漏れなく準備を進められます。

全体の流れを把握したうえで、計画的に書類を揃えていきましょう。

書類準備を専門家に任せる選択肢

定款認証の書類準備は、自分で行うこともできますが、専門家に任せる選択肢もあります。

行政書士は、定款の作成から認証手続きまでをサポートできます。

なお、収入印紙代4万円は株式会社の定款にかかるもので、一般社団法人の定款は紙でも電子でも非課税のため、もともとかかりません。

非営利型を目指す場合は、定款に必要な要件を確実に盛り込む専門的な判断が求められるため、専門家のサポートが有効です。

自分で準備する場合は費用を抑えられますが、書類の不備による出直しのリスクがあります。

費用と手間、確実性のバランスを考えて、自分に合った方法を選びましょう。

いずれにせよ、必要書類の全体像を理解しておくことは、スムーズな設立に役立ちます。

定款認証の必要書類まとめと準備のコツ

ここまで、定款認証に必要な書類を解説してきました。

改めて整理すると、必要なのは作成した定款、設立時社員の印鑑証明書、実質的支配者となるべき者の申告書、そして代理人手続きの場合の委任状です。

準備のコツは、定款の作成を早めに進めつつ、印鑑証明書は認証の予約日に合わせて取得することです。

印鑑証明書には3か月の有効期限があるため、取得のタイミングを誤ると取り直しになります。

また、定款は認証前に必ず公証役場の事前チェックを受け、内容を確定させておきましょう。

これらの書類を漏れなく、正確に準備すれば、定款認証はスムーズに完了します。

認証は設立手続きの最初の関門なので、しっかり準備して臨むことが、その後の登記まで含めた設立全体を円滑に進める鍵になります。

そのほかのよくある質問

A. 定款、設立時社員の印鑑証明書、実質的支配者となるべき者の申告書などです。代理人手続きなら委任状も必要です。

A. 設立時社員全員分が必要です。発行から3か月以内のものを用意しましょう。

A. 法人を実質的に支配する人を明らかにする書類で、定款認証時に提出が必要です。

A. 委任状があれば代理人による認証が可能です。専門家に依頼する場合もこの方法を使います。

よくある質問

A. 定款、発起人(設立時社員)の印鑑証明書、実質的支配者の申告書などが必要です。

A. 設立時社員それぞれの分が必要です。発行から3か月以内のものを用意しましょう。

A. 委任状があれば代理人による認証も可能です。