NPO法人が信用を守る｜小さな不誠実の積み重ねで失う

NPO法人にとって、信用が最大の資産です。

お金も、設備も、多くはありません。

信用だけで、活動が成り立っています。

この記事では、信用の守り方を解説します。

信用が団体の土台

まず、位置づけを確かめます。

第一に、団体には資本がありません。

第二に、寄付も助成も、信用で成り立ちます。

第三に、会員も、信用で関わります。

第四に、行政との協働も同じです。

第五に、利用している人も、信用で来ます。

第六に、失えば、すべてが止まります。

第七に、取り戻すには、何年もかかります。

目に見えない資産ですが、いちばん大きいものです。

守る意識を、共有しましょう。

信用は小さなことで失う

思い込みを、外します。

第一に、大きな不正だけが原因ではありません。

第二に、連絡が返らないことです。

第三に、約束の期限を守らないことです。

第四に、報告がないことです。

第五に、言うことが人によって違うことです。

第六に、名前を勝手に出すことです。

第七に、こうした小さなことの積み重ねです。

一つひとつは、たいしたことに見えません。

しかし、相手の中では確実に積み上がります。

日常の対応が、信用を作ります。

連絡と期限を守る

最も基本の部分です。

第一に、返事の期限を決めます。

第二に、すぐ答えられなくても一度返します。

第三に、約束は余裕を持って設定します。

第四に、間に合わないと分かったら早く伝えます。

第五に、直前の連絡は、最も心証を損ねます。

第六に、担当を複数にします。

第七に、一人が忙しいと止まる形を避けます。

守れる約束だけを、してください。

大きなことができなくても、信用は保てます。

小さな約束を守るほうが、効きます。

お金の透明さ

疑いを生まない仕組みです。

第一に、通帳と印鑑を別の人が持ちます。

第二に、支払いの承認の手順を決めます。

第三に、根拠の書面を必ず残します。

第四に、決算を会員に示します。

第五に、監事の監査を受けます。

第六に、備え置きの書類を整えます。

第七に、聞かれたら説明できる形にします。

信頼している相手だからこそ、仕組みで守ります。

本人を疑わないための、仕組みです。

会計や税務の具体的な処理は、専門家に相談してください。

起きてしまったとき

問題が生じた場合の対処です。

第一に、隠さないでください。

第二に、早く伝えます。

第三に、事実を確認します。

第四に、分かっていることと、不明な点を分けます。

第五に、責任者に報告します。

第六に、理事会で共有します。

第七に、関係する相手に伝えます。

隠すと、必ず大きくなります。

後から発覚するほうが、はるかに損ないます。

早く言えば、たいてい収まります。

謝るときの言葉

伝え方も、大切です。

第一に、何が起きたかを説明します。

第二に、事実をそのまま伝えます。

第三に、言い訳を先に置かないでください。

第四に、迷惑をかけた点を認めます。

第五に、原因を説明します。

第六に、再発を防ぐ手立ても示します。

第七に、口頭だけでなく書面でも伝えます。

取り繕った説明は、見抜かれます。

誠実さが、いちばん伝わる場面です。

正直に、伝えましょう。

再発を防ぐ仕組み

謝るだけでは、終わりません。

第一に、なぜ起きたかを分析します。

第二に、個人の問題にしないでください。

第三に、仕組みの不足を探します。

第四に、手順を作ります。

第五に、担当を複数にします。

第六に、確認の段階を増やします。

第七に、記録に残します。

同じことが二度起きると、信用は戻りません。

一度目は、仕組みを直せば済みます。

直したことも、伝えましょう。

言うことを統一する

見落とされやすい点です。

第一に、人によって答えが違うと、不信を生みます。

第二に、よくある質問の答えを文書にします。

第三に、関わる人全員に渡します。

第四に、分からないことは分からないと答えます。

第五に、その場で判断しない範囲も決めます。

第六に、対外的な発信の窓口も一本にします。

第七に、記録を残します。

団体として、一つの声で話す形にします。

内輪で違うことを言うと、必ず伝わります。

共有が、信用を守ります。

個人情報を守る

一度の流出が、致命的になります。

第一に、名簿を持ち歩かないでください。

第二に、保管の場所を決めます。

第三に、見られる人を限ります。

第四に、電子でも管理を決めます。

第五に、守秘の約束を関わる人全員と交わします。

第六に、ボランティアも対象です。

第七に、不要になった情報は処分します。

相談で知ったことは、特に慎重に扱います。

信用を失う原因として、最も重いものの一つです。

仕組みで、守りましょう。

外に出る前に確認する

公開の場面での防ぎ方です。

第一に、作った人以外が確認します。

第二に、写真の許可を確かめます。

第三に、個人が特定される情報を探します。

第四に、他の団体や企業の名前も確認します。

第五に、数字の正確さも見ます。

第六に、日付と連絡先を二人以上で確認します。

第七に、迷ったら出さない判断をします。

出してしまうと、取り消せません。

確認の手順を、決めておきましょう。

一人で判断させないことです。

取り戻すには時間がかかる

失った後の話です。

第一に、一度で戻ることはありません。

第二に、続けることでしか戻りません。

第三に、約束を守り続けます。

第四に、報告を丁寧に出し続けます。

第五に、記録を残し続けます。

第六に、数年かかります。

第七に、その間に離れる人もいます。

守るほうが、はるかに容易です。

日常の一つひとつが、それを作っています。

当たり前のことを、当たり前に続けましょう。

関わる人全員に伝える

信用は、一人では守れません。

第一に、関わる人全員に関わる話です。

第二に、ボランティアも含みます。

第三に、最初に決まりを説明します。

第四に、守秘の約束を交わします。

第五に、団体の名前で発信しない旨も伝えます。

第六に、判断に迷ったら聞く先を決めます。

第七に、年に一度は確認します。

一人の対応が、団体全体の印象になります。

本人にその自覚がないまま、起きます。

伝えることが、いちばんの予防です。

日常の記録が信用を作る

見えない部分の効果です。

第一に、記録があると説明できます。

第二に、聞かれたときに、すぐ答えられます。

第三に、疑いが生じても、示せます。

第四に、議事録、活動の記録、出納の記録です。

第五に、写真も許可の記録とともに残します。

第六に、やり取りも書面で残します。

第七に、記録のある団体は、信用されます。

何かあってから作ることは、できません。

日常の積み重ねが、そのまま守りになります。

記録は、団体を守る道具です。

約束しすぎない

善意から、起きる問題です。

第一に、頼まれると引き受けたくなります。

第二に、できると答えてしまいます。

第三に、後で回らなくなります。

第四に、結果として、約束を守れません。

第五に、断るより、守れないほうが損ないます。

第六に、その場で答えないでください。

第七に、持ち帰って確かめる形にします。

体制を見てから、返事をします。

できないことを、できると言わないことです。

期待を作らないことも、信用を守る行為です。

信用を守るまとめ

団体にとって、信用が最大の資産です。

寄付も助成も会員も、信用で成り立っています。

信用を失うのは、大きな不正よりも小さな不誠実の積み重ねです。

連絡が返らない、期限を守らない、報告がない。この3つが最も多い原因です。

守れる約束だけをしてください。小さな約束を守るほうが効きます。

お金は、通帳と印鑑を分け、承認の手順と根拠の書面を残します。

問題が起きたら、隠さず早く伝えることが唯一の対処です。

後から発覚するほうが、はるかに信用を損ないます。

謝るときは事実をそのまま伝え、言い訳を先に置かないでください。

個人の問題にせず、仕組みの不足を直して、直したことも伝えます。

その場で引き受けず、持ち帰って体制を見てから返事をしてください。

信用は一人では守れません。ボランティアも含め、関わる人全員に伝えます。

日常の記録があると、聞かれたときにすぐ説明できます。記録は団体を守る道具です。

一度失うと、取り戻すには数年かかります。守るほうが、はるかに容易です。

よくある質問

A. 大きな不正だけではありません。連絡が返らない、約束の期限を守らない、報告がない、言うことが人によって違う。小さなことの積み重ねが、相手の中で確実に積み上がります。

A. 返事の期限を決め、すぐ答えられなくても一度返すことです。担当を複数にし、一人が忙しいと止まる形を避けてください。

A. 通帳と印鑑を別の人が持ち、支払いの承認の手順を決め、根拠の書面を残します。決算を会員に示し、監事の監査を受けてください。本人を疑わないための仕組みです。

A. 隠さず、早く伝えてください。事実を確認し、分かっていることと不明な点を分け、責任者と理事会に共有します。後から発覚するほうが、はるかに損ないます。

A. 何が起きたかを事実のまま伝え、言い訳を先に置かないでください。迷惑をかけた点を認め、原因と再発を防ぐ手立てを示します。口頭だけでなく書面でも伝えましょう。

A. よくある質問の答えを文書にし、関わる人全員に渡してください。分からないことは分からないと答え、対外的な発信の窓口も一本にします。

A. 一度では戻りません。約束を守り、報告を丁寧に出し、記録を残し続けることで、数年かけて戻ります。守るほうが、はるかに容易です。

A. 最初に決まりを説明し、守秘の約束を交わし、団体の名前で発信しない旨も伝えます。判断に迷ったら聞く先も決め、年に一度は確認してください。

A. 大いにあります。聞かれたときにすぐ説明でき、疑いが生じても示せます。議事録、活動の記録、出納の記録、写真と許可の記録です。何かあってから作ることはできません。

A. 作った人以外です。写真の許可、個人が特定される情報、他の団体や企業の名前、数字、日付と連絡先を確認します。迷ったら出さない判断をしてください。