NPO法人のボランティアの募集｜具体的に書けば来る

NPO法人がボランティアを募集する場面があります。

ところが、出しても反応がないことが多いものです。

手伝ってくれる人はいるはずなのに、です。

この記事では、募集の書き方と受け方を解説します。

なぜ来ないのか

まず、原因を整理します。

第一に、何をするか分かりません。

第二に、どれだけの負担か分かりません。

第三に、続けることを求められそうに感じます。

第四に、専門的な知識が要ると思われています。

第五に、既にいる人たちの輪に入りにくく見えます。

第六に、そもそも募集が目に入っていません。

いずれも、書き方と経路で直せます。

手伝いたい人がいない、のではありません。

判断できる材料が、ないだけです。

具体的に書く

いちばん効く改善です。

第一に、何をするかを書きます。

受付、配布、片づけ、といった形です。

第二に、いつかを書きます。

日付と時間帯です。

第三に、どれだけの時間かを書きます。

2時間、といった具体です。

第四に、何人必要かも書きます。

第五に、場所も書きます。

第六に、持ち物があれば書きます。

この6つがあれば、来られるかどうかを判断できます。

一度だけでよいと書く

意外に大きな効果があります。

第一に、続けることを求められそうだと構えます。

第二に、今回だけで構いません、と書きます。

第三に、それだけで応じやすくなります。

第四に、実際、一度来た人が続くこともあります。

第五に、最初から縛らないことです。

第六に、続けてほしい場合も、後で伝えます。

入口を軽くすることが、いちばん効きます。

重い入口は、人を止めます。

一度でよい、と書いてください。

経験は要らないと書く

もう一つの心配を、外します。

第一に、専門的な知識が要ると思われがちです。

第二に、経験は不要です、と明記します。

第三に、当日に説明する旨も書きます。

第四に、慣れた人と組む形も伝えます。

第五に、一人にはしないと書きます。

第六に、実際にそうしてください。

第七に、書いたとおりに運用します。

書いたことと違うと、次から来ません。

安心して来られる形にしましょう。

不安を一つずつ、先に消します。

どこに出すか

経路も、書き方と同じくらい大切です。

第一に、まず会員に伝えます。

第二に、知り合いに声をかけてもらいます。

第三に、中間支援組織の窓口に出します。

第四に、公共施設の掲示板にも貼れます。

第五に、行政の広報紙に載る場合もあります。

第六に、学校や大学にも相談できます。

第七に、電子でも発信します。

一つの経路だけでは、届きません。

複数に出しましょう。

そして、どこから来たかを記録します。

個別に声をかける

いちばん確実な方法です。

第一に、広く募集するより効きます。

第二に、既に関わっている人に頼みます。

第三に、名前を呼んで頼みます。

第四に、なぜその人かも伝えます。

第五に、断ってよいと添えます。

第六に、断られても関係は変わらないと示します。

第七に、次の機会にまた頼みます。

一斉の呼びかけは、自分事になりません。

誰かがやるだろう、と思われます。

個別の依頼が、いちばん動きます。

来てもらった当日

募集の成否は、当日で決まります。

第一に、案内役を決めておきます。

第二に、最初に説明します。

第三に、団体の活動も簡単に伝えます。

第四に、具体的な役割を渡します。

第五に、慣れた人と組ませます。

第六に、終わりの時間を守ります。

第七に、その日のうちに礼を伝えます。

書いたとおりの負担で、終わらせてください。

延びると、次から来ません。

約束を守ることが、次を作ります。

受け入れの準備

募集する前に、整えることです。

第一に、任せる作業を洗い出します。

第二に、説明できる形にします。

第三に、案内役を確保します。

第四に、保険の加入を確認します。

第五に、記録の様式を用意します。

第六に、守秘が要る場面を整理します。

第七に、断る場合の基準も決めます。

受け入れの準備がないまま募ると、当日に困ります。

来てくれた人にも、失礼になります。

先に、整えましょう。

保険と安全

忘れてはいけない点です。

第一に、ボランティアの保険を確認します。

第二に、加入が必要な場合があります。

第三に、事前に手続きが要る場合もあります。

第四に、氏名と連絡先を控えます。

第五に、緊急の連絡先も聞きます。

第六に、けがのときの手順を決めます。

第七に、危険な作業は頼まないでください。

高所や、重い物の運搬などです。

善意で来てくれた人を、危険にさらさないことです。

安全の確保は、団体の責任です。

記録を残す

募集の効果も、確かめます。

第一に、何人来たかを記録します。

第二に、どこで知ったかを聞きます。

第三に、経路ごとの人数を見ます。

第四に、効かない経路は次からやめます。

第五に、来た人の氏名と連絡先も控えます。

第六に、次の機会に案内できます。

第七に、続けて来る人も見えてきます。

一度きりの募集で、終わらせないためです。

記録があると、次が楽になります。

毎回ゼロから集めなくて済みます。

続けてもらう形

一度来た人を、つなぎます。

第一に、次の予定を伝えます。

第二に、案内を送る許可をもらいます。

第三に、無理に誘わないでください。

第四に、来られるときにどうぞ、と伝えます。

第五に、会員になる道も示します。

第六に、ただし押しつけません。

第七に、関わり方の選択肢を見せます。

一度きりでも、価値があります。

続けば、なお良いというだけです。

軽い関係のまま、つないでおきましょう。

合わない場合

来た人が合わない場面も、あります。

第一に、活動の内容が合わない場合です。

第二に、団体の方針と違う場合もあります。

第三に、他の人との関係が難しい場合もあります。

第四に、無理に続けてもらわないでください。

第五に、別の団体を紹介する方法もあります。

第六に、断る場合は丁寧に伝えます。

第七に、記録も残します。

双方にとって、合わないことはあります。

悪いことでは、ありません。

丁寧に、区切りをつけましょう。

募集を出す時期

いつ出すかも、考えます。

第一に、1か月前から2週間前が目安です。

第二に、早すぎると忘れられます。

第三に、遅すぎると予定が埋まっています。

第四に、締切も明記します。

第五に、締切の数日前に一度声をかけます。

第六に、学生に頼むなら試験の時期を避けます。

第七に、年度の切り替わりの時期も避けます。

相手の周期を、考えて出しましょう。

同じ内容でも、時期で反応が変わります。

記録して、次に生かしてください。

学生に頼むとき

学生に声をかける場面もあります。

第一に、期間が限られる前提で考えます。

第二に、試験や就職の時期を避けます。

第三に、学校や大学に相談する方法もあります。

第四に、活動の証明が要る場合があります。

第五に、対応できるかを先に決めておきます。

第六に、交通費の扱いも決めます。

第七に、学びになる要素を入れます。

第八に、去った後もつながりを残します。

数年後に、別の形で戻ることがあります。

一度きりでも、価値のある関わりです。

企業からの参加

企業として社員が来る場合です。

第一に、窓口が担当者になります。

第二に、人数と日程を早めに確認します。

第三に、当日の役割も先に伝えます。

第四に、説明の時間を長めに取ります。

第五に、保険の扱いを確認します。

第六に、写真の許可も確認します。

第七に、終わった後に報告を送ります。

企業も、社内で説明する必要があります。

報告の材料を渡すことが、次につながります。

一度きりで終わらせない形にしましょう。

ボランティアの募集のまとめ

募集で最も大事なのは、何をどれだけやるのかを具体的に書くことです。

お手伝いを募集しています、では動けません。

作業の内容、日時、所要の時間、人数、場所、持ち物を書きます。

この6つがあれば、来られるかどうかを判断できます。

今回だけで構いません、と書くと応じやすくなります。

経験は不要と明記し、当日に説明し、一人にはしないと書きましょう。

書いたとおりに運用してください。違うと、次から来ません。

一斉の呼びかけより、名前を呼んで個別に頼むほうが動きます。

募集の前に、任せる作業・案内役・保険・記録の様式を整えます。

危険な作業は頼まないでください。安全の確保は団体の責任です。

学生は期間が限られる前提で考え、試験や就職の時期を避けてください。

企業から社員が来る場合は、人数と日程を早めに確認し、終わったら報告を送ります。

どこで知ったかを聞いて記録し、効かない経路は次からやめましょう。

よくある質問

A. 何をするか、どれだけの負担かが分からないためです。作業の内容、日時、所要の時間、人数、場所、持ち物を書けば、来られるかどうかを判断できます。

A. 今回だけで構いません、と書いてください。それだけで応じやすくなります。実際、一度来た人が続くこともあります。最初から縛らないことです。

A. 経験は不要と明記し、当日に説明すること、慣れた人と組むこと、一人にはしないことを書いてください。そして、書いたとおりに運用します。

A. 会員、知り合い、中間支援組織、公共施設の掲示板、行政の広報紙、学校や大学、電子での発信です。一つの経路では届きません。複数に出してください。

A. 名前を呼んで個別に頼むことです。一斉の呼びかけは自分事にならず、誰かがやるだろうと思われます。断ってよいと添えれば、関係も壊れません。

A. 案内役を決め、最初に説明し、具体的な役割を渡し、慣れた人と組ませ、終わりの時間を守ります。書いたとおりの負担で終わらせてください。

A. ボランティアの保険を確認し、氏名と緊急の連絡先を控え、けがのときの手順を決めます。高所や重い物の運搬など、危険な作業は頼まないでください。

A. 次の予定を伝え、案内を送る許可をもらいます。無理に誘わず、来られるときにどうぞ、と伝えてください。一度きりでも価値があります。

A. 1か月前から2週間前が目安です。早すぎると忘れられ、遅すぎると予定が埋まっています。締切を明記し、数日前に一度声をかけてください。

A. 期間が限られる前提で考え、試験や就職の時期を避けます。活動の証明が要る場合があるため、対応できるかを先に決め、交通費の扱いも決めておきましょう。

A. 人数と日程を早めに確認し、当日の役割も先に伝えます。説明の時間は長めに取り、保険と写真の許可を確認し、終わったら報告を送ってください。