NPO法人の会報の作り方｜型を決めて続ける

NPO法人の会報は、会員とつながる主要な手段です。

ところが、続けられない団体が多くあります。

作る負担が、重いためです。

この記事では、続けられる会報の作り方を解説します。

会報は何のためにあるか

会報の役割を、整理しておきます。

第一に、活動を報告するためです。

会費や寄付が何になったかを、示します。

第二に、関わり続けてもらうためです。

何も届かない団体からは、離れていきます。

第三に、次の参加を呼びかけるためです。

第四に、記録として残るためです。

第五に、外部への説明にも使えます。

一枚で、複数の役割を果たします。

続かない理由

なぜ、会報は止まるのでしょうか。

第一に、毎回ゼロから作っているためです。

第二に、担当が決まっていないためです。

第三に、締切がないためです。

第四に、量を多くしすぎるためです。

第五に、完成度を求めすぎるためです。

立派なものを目指すと、出せなくなります。

出ない会報より、簡素でも出る会報です。

続けることが、いちばんの価値です。

型を決める

いちばん効く工夫が、型を決めることです。

第一に、載せる項目を固定します。

第二に、置く場所も固定します。

第三に、書体と色も決めます。

第四に、次からは中身を差し替えます。

第五に、前号を手本にします。

毎回の判断が、大きく減ります。

見た目もそろい、団体らしさが出ます。

最初の1号に、時間をかけましょう。

そこから先が、楽になります。

載せる項目

型に入れる項目を、決めます。

第一に、活動の報告です。

写真と、数行の説明です。

第二に、次の予定です。

第三に、会員の声や紹介です。

第四に、代表からの一言です。

第五に、寄付や物品の報告です。

第六に、連絡先と会費の案内です。

この6つで、A4の2枚は埋まります。

毎号すべてを入れる必要は、ありません。

写真を主役にする

文章より、写真のほうが伝わります。

第一に、各記事に1枚は入れます。

第二に、人の顔が見える写真を選びます。

許可を得たものに、限ります。

第三に、説明を必ず添えます。

いつ、どこで、何をしている場面かです。

第四に、大きく使います。

小さい写真は、見えません。

第五に、文字を減らします。

写真と数行で、活動は伝わります。

担当と締切を決める

仕組みがないと、止まります。

第一に、編集の担当を1人決めます。

第二に、執筆は分担します。

一人で全部書くと、続きません。

第三に、原稿の締切を決めます。

第四に、発行の日を先に決めます。

年間の予定に、入れておきます。

第五に、遅れたら次号に回します。

待っていると、出なくなります。

出す日を守ることを、優先しましょう。

書き方の要点

文章にも、要点があります。

第一に、一文を短くします。

第二に、専門の言葉を避けます。

第三に、団体の中でしか通じない略語を使いません。

第四に、数字を入れます。

何人来た、何回開いたです。

第五に、結論を先に書きます。

第六に、読み手を想像します。

会員は、活動の細部を知りません。

前提から、書きましょう。

紙と電子を使い分ける

送り方も、考えます。

第一に、希望を聞いて分けます。

第二に、紙でないと読めない会員がいます。

第三に、電子は費用がかかりません。

第四に、名簿に希望の欄を作ります。

第五に、電子で送る場合も体裁を保ちます。

同じ内容を、両方で出す形が基本です。

費用を抑えたいなら、希望を聞き直しましょう。

一律に電子へ切り替えると、届かない人が出ます。

郵送の費用と手間

郵送には、費用と手間がかかります。

第一に、印刷の費用を見込みます。

第二に、郵送の費用も見込みます。

第三に、封入の作業に人手が要ります。

会員の集まりで、一緒に行う方法もあります。

第四に、宛名の印字を準備します。

第五に、返送されたものを名簿に反映します。

住所が変わっている会員が、必ずいます。

返送は、名簿を直す機会です。

予算に、印刷と郵送を必ず入れましょう。

会報に入れてはいけないもの

注意すべき点も、あります。

第一に、許可のない写真です。

第二に、許可のない個人名です。

第三に、相談で知った内容です。

事例として書く場合も、特定できない形にします。

第四に、他人が作った文章や画像です。

第五に、確認していない伝聞です。

第六に、特定の政治や宗教への働きかけです。

会報は、外部の人の目にも触れます。

出したものは、取り消せません。

号を重ねる工夫

続けるための、細かい工夫です。

第一に、号数と日付を必ず入れます。

第二に、連載の欄を作ります。

毎号考えなくて済むためです。

第三に、会員に書いてもらう欄を作ります。

第四に、写真は日頃から集めておきます。

第五に、次号の内容を発行時に決めます。

第六に、過去の号を保管します。

数年分たまると、団体の歴史になります。

周年の催しで、必ず使います。

号を出す間隔を守る

出す間隔も、大切な要素です。

第一に、間隔が空くと存在を忘れられます。

第二に、年4回なら3か月ごとです。

第三に、総会の案内と兼ねる号を作ります。

一度の郵送で、複数の用件を伝えられます。

第四に、催しの前の号で告知します。

第五に、年度の始めと終わりに合わせます。

第六に、発行の月を毎年同じにします。

会員が、届く時期を覚えてくれます。

不規則だと、届いていないと思われます。

会報から生まれるもの

会報は、出すだけで終わりません。

第一に、感想や返事が来ます。

第二に、寄付につながることがあります。

第三に、参加の申し込みが増えます。

第四に、他団体から連絡が来ます。

第五に、助成金の申請でも使えます。

活動の実績を、示す資料になります。

第六に、行政への説明にも使えます。

一枚の紙が、複数の役割を果たします。

出し続けることの価値は、後から見えます。

作る道具を決める

作る手段も、決めておきましょう。

第一に、無料で使える作成の道具があります。

第二に、団体で一つに決めます。

担当が替わっても、引き継げるためです。

第三に、元のファイルを共有の場所に置きます。

個人の端末にあると、渡せません。

第四に、書体は広く使われているものにします。

第五に、印刷用と電子用を分けて保存します。

第六に、過去の号も同じ場所に残します。

道具の統一が、引き継ぎを楽にします。

第1号をどう作るか

始めるときが、いちばん迷います。

第一に、完璧を目指さないでください。

第二に、A4で1枚から始めても構いません。

第三に、他団体の会報を参考にします。

中間支援組織に、置いてあります。

第四に、載せる項目を4つに絞ります。

第五に、写真を2枚入れます。

第六に、日付と号数を必ず入れます。

出すことが、いちばん大切です。

2号目から、少しずつ整えていきましょう。

会員以外にも届ける

会報は、会員だけのものではありません。

第一に、行政の担当課に届けます。

第二に、中間支援組織にも置きます。

第三に、連携する他団体にも送ります。

第四に、公共施設に置ける場合もあります。

第五に、寄付をくれた人にも送ります。

第六に、電子でも公開する方法があります。

団体を知ってもらう、入口になります。

ただし、個人情報の扱いには注意します。

外部に出る前提で、内容を確かめましょう。

感想を受ける仕組み

出したら、反応を受ける形も作ります。

第一に、連絡先を必ず載せます。

第二に、感想を求める一文を添えます。

第三に、返信の用紙を同封する方法もあります。

第四に、次号で紹介します。

寄せられた声を、載せる欄です。

第五に、書いてくれた人に礼を伝えます。

第六に、内容を運営の参考にします。

一方通行だと、読まれているか分かりません。

反応があると、作る側も続けられます。

会報の作り方のまとめ

会報が続かないのは、毎回ゼロから作っているためです。

型を決めて、中身を差し替える形にしましょう。

最初の1号に時間をかければ、その先が楽になります。

分量はA4で2枚から4枚、頻度は年4回が目安です。

完成度より、届く回数のほうが効きます。

編集の担当を1人決め、執筆は分担してください。

原稿の締切と発行の日を、先に決めましょう。

写真を主役にし、説明を必ず添えます。

紙と電子は希望を聞いて分け、一律に切り替えないでください。

許可のない写真と個人名、相談で知った内容は載せません。

作る道具は団体で一つに決め、元のファイルを共有の場所に置きます。

第1号はA4で1枚からで構いません。出すことがいちばん大切です。

会員以外にも届けると、団体を知ってもらう入口になります。

発行の月を毎年同じにすると、会員が届く時期を覚えてくれます。

印刷と郵送の費用を、予算に必ず入れておきましょう。

よくある質問

A. A4で2枚から4枚が現実的です。増やすと続きません。年4回、季節ごとが目安ですが、年2回でも構いません。

A. 型を決めて、中身を差し替える形にすることです。載せる項目、置く場所、書体と色を固定し、前号を手本にします。毎回の判断が大きく減ります。

A. 編集の担当を1人決め、執筆は分担します。一人で全部書くと続きません。原稿の締切と発行の日を先に決め、遅れたら次号に回してください。

A. 活動の報告、次の予定、会員の声、代表からの一言、寄付や物品の報告、連絡先と会費の案内です。この6つでA4の2枚は埋まります。

A. 希望を聞いて分けてください。紙でないと読めない会員がいます。一律に電子へ切り替えると、届かない人が出ます。名簿に希望の欄を作りましょう。

A. 許可のない写真と個人名、相談で知った内容、他人が作った文章や画像、確認していない伝聞、特定の政治や宗教への働きかけです。外部の目にも触れます。

A. 住所が変わっている会員がいます。返送は名簿を直す機会です。必ず名簿に反映してください。総会の招集にも同じ名簿を使います。

A. 完璧を目指さないでください。A4で1枚から始めて構いません。載せる項目を4つに絞り、写真を2枚入れ、日付と号数を必ず入れます。2号目から少しずつ整えましょう。

A. 団体で一つに決めてください。担当が替わっても引き継げるためです。元のファイルは共有の場所に置き、個人の端末に残さないようにしましょう。

A. 行政の担当課、中間支援組織、連携する他団体、寄付をくれた人などに届けると、団体を知ってもらう入口になります。外部に出る前提で内容を確かめてください。

A. 連絡先を必ず載せ、感想を求める一文を添えてください。寄せられた声を次号で紹介し、書いてくれた人に礼を伝えます。反応があると、作る側も続けられます。