NPO法人の会議の進め方｜決めることと報告を分ける

NPO法人の運営で、会議に時間を取られる団体は多くあります。

2時間話して、何も決まらないこともあります。

参加する人の時間は、無償の場合がほとんどです。

この記事では、日常の会議の進め方を解説します。

会議が長くなる理由

なぜ、会議は長くなるのでしょうか。

第一に、議題が整理されていないためです。

第二に、決めることと報告が混ざっているためです。

第三に、資料が当日に配られるためです。

読む時間が、その場で発生します。

第四に、終わりの時間が決まっていないためです。

第五に、決めた後の担当が曖昧なためです。

同じ議題が、次回も戻ってきます。

いずれも、進め方で直せる問題です。

議題を先に書き分ける

いちばん効くのが、この工夫です。

議題ごとに、種類を書きます。

決めること、報告、相談の3つです。

決めることには、案を添えます。

白紙から議論すると、時間がかかります。

報告は、資料を読めば済む形にします。

相談は、結論を出さない前提で話します。

この区別があるだけで、進み方が変わります。

参加する人も、心構えができます。

資料は事前に配る

資料を、当日に配らないでください。

読む時間が、会議の中に入り込みます。

第一に、3日前までに送ります。

第二に、読んできてもらう前提にします。

第三に、会議では要点だけ触れます。

第四に、量を絞ります。

厚い資料は、読まれません。

第五に、当日は予備を数部だけ持参します。

事前に配るだけで、時間が大きく縮みます。

終わりの時間を決める

始まりだけでなく、終わりも決めます。

第一に、案内に終わりの時間を書きます。

第二に、議題ごとの時間の目安も書きます。

第三に、時間が来たら次に移ります。

第四に、残った議題は次回に回します。

第五に、進行する人が時間を見ます。

延びるのが当たり前になると、人が来なくなります。

終わる時間が読めることが、参加しやすさです。

守れば、次も来てもらえます。

進行する人を決める

進行は、代表がやるとは限りません。

別の人が務めても、構いません。

第一に、時間を見る役割です。

第二に、話がそれたら戻す役割です。

第三に、発言していない人に振る役割です。

第四に、結論を確認する役割です。

第五に、次の担当を決める役割です。

意見を言う人と、進める人を分けると進みます。

交代で務めると、全員が身につきます。

決まったことの書き方

決まったことは、その場で書きます。

第一に、何を決めたかを書きます。

第二に、誰がやるかを書きます。

第三に、いつまでかを書きます。

この3つが揃わないと、動きません。

第四に、確認して読み上げます。

認識のずれが、その場で分かります。

第五に、次回の冒頭で進み具合を見ます。

担当と期限がない決定は、決定ではありません。

ただの雰囲気で終わります。

会議に出さない案件

すべてを、会議で決める必要はありません。

第一に、報告だけのものは書面で回します。

第二に、担当が決められるものは任せます。

第三に、日程の調整は事前に済ませます。

第四に、小さな支出は基準を決めておきます。

第五に、緊急のものは持ち回りで決めます。

定款や規程で、権限を決めておきましょう。

会議は、話し合う必要があるものに使います。

何でも会議にかけると、回数が増えます。

発言が偏るとき

同じ人だけが話す会議も、あります。

第一に、進行する人が順に振ります。

第二に、最初に一言ずつもらう形も有効です。

第三に、少人数に分けて話す時間を作ります。

第四に、書いてもらう方法もあります。

付箋や紙に、書き出す形です。

第五に、否定から入らない約束をします。

一度否定されると、次から言いません。

発言しない人が、反対していないとは限りません。

黙っている理由を、考えましょう。

もめたときの扱い

意見が割れる場面も、あります。

第一に、事実と意見を分けます。

第二に、何が論点かを言葉にします。

第三に、結論を急がない選択もあります。

第四に、決め方を先に合意します。

多数決か、話し合いを続けるかです。

第五に、決まった後は全員で従います。

反対した人も、決定には従う前提です。

この約束がないと、後で蒸し返されます。

議事録に、決め方も残しておきましょう。

オンラインでの会議

接続での会議も、一般的になりました。

第一に、移動の負担がなくなります。

第二に、遠方の人が参加できます。

第三に、短い会議に向きます。

一方、注意点もあります。

第四に、発言が重なりやすくなります。

進行する人が、順に指名しましょう。

第五に、使えない人がいます。

電話での参加も、認める形が親切です。

理事会での扱いは、定款を確認してください。

記録をどこまで残すか

日常の会議も、記録を残します。

第一に、日時と出席者を書きます。

第二に、議題を並べます。

第三に、決まったことを書きます。

第四に、担当と期限を書きます。

第五に、次回の日程を書きます。

発言のすべては、要りません。

A4で1枚に、収まる形が現実的です。

理事会の議事録は、法令や定款の定めに従います。

日常の会議とは、分けて考えましょう。

会議の回数を見直す

回数そのものを、見直す視点もあります。

第一に、毎月必要かを考えます。

第二に、隔月にできないかを見ます。

第三に、短い会議に分ける方法もあります。

第四に、担当だけの打ち合わせにします。

第五に、書面で足りるものを外します。

会議に出る時間も、団体の資源です。

無償で関わる人ほど、時間の負担が重くなります。

減らせるなら、減らしましょう。

新しい人がいる会議

新しく加わった人がいる場合の配慮です。

第一に、略語を使わないようにします。

第二に、過去の経緯を一言添えます。

第三に、最初に自己紹介の時間を取ります。

第四に、意見を求める場面を作ります。

第五に、終わった後に補足します。

分からないまま座っているのは、辛い時間です。

一度で来なくなる原因に、なります。

内輪だけで通じる会議に、しないことです。

会議の場所と時間帯

出席しやすさも、進め方の一部です。

第一に、時間帯を見直します。

働いている人が多いなら、夜か週末です。

第二に、場所を交通の便で選びます。

第三に、接続での参加も併用します。

第四に、日程を早めに知らせます。

第五に、定例の曜日を決める方法もあります。

予定に、入れてもらいやすくなります。

出席率が低いなら、まずここを疑いましょう。

前回の決定を最初に確認する

会議の冒頭に、置きたい時間があります。

前回、決めたことの進み具合です。

第一に、一覧を用意します。

第二に、担当ごとに一言で報告します。

第三に、終わったものは消します。

第四に、遅れているものは理由を聞きます。

責める場では、ありません。

第五に、期限を引き直します。

5分で、済む作業です。

これがあるだけで、決定が動くようになります。

欠席した人への共有

全員が出席できるとは、限りません。

第一に、記録を必ず送ります。

第二に、決まったことを分かる形にします。

第三に、自分に関わる部分を伝えます。

担当になった場合は、特に確実に伝えます。

第四に、意見があれば言える形にします。

第五に、次回に持ち越す案件も伝えます。

知らないうちに決まっていた、を防ぎます。

欠席が続くと、関わりが薄れていきます。

記録を送る手間を、惜しまないでください。

会議の場を整える

場の作り方も、進み方に影響します。

第一に、机の並べ方を考えます。

向かい合うより、輪になるほうが話しやすくなります。

第二に、全員の顔が見える配置にします。

第三に、名札を用意します。

新しい人がいる場合は、特に有効です。

第四に、飲み物があると和らぎます。

第五に、書き出せる紙や板を用意します。

論点を書き出すと、議論が戻りにくくなります。

見えるようにすることが、いちばんの整理です。

会議の進め方のまとめ

会議が長引く原因は、議題の整理不足です。

議題ごとに、決めること・報告・相談を書き分けてください。

決めることには、案を添えます。白紙からは時間がかかります。

資料は3日前までに送り、読んできてもらう前提にします。

終わりの時間を決め、来たら次の議題に移りましょう。

進行する人と、意見を言う人を分けると進みます。

決まったことは、担当と期限まで書いて読み上げます。

担当と期限がない決定は、決定ではありません。

報告だけのものや小さな判断は、会議に出さず任せます。

冒頭の5分で、前回の決定の進み具合を確認しましょう。

欠席した人にも記録を送り、担当になった部分を確実に伝えます。

論点を紙や板に書き出すと、議論が戻りにくくなります。

出席率が低いなら、時間帯と場所をまず疑ってください。

よくある質問

A. 議題に決めることと報告が混ざっているのが最大の原因です。議題ごとに種類を書き分け、決めることには案を添え、資料は事前に配ってください。

A. 担当と期限が書かれていないためです。何を決めたか、誰がやるか、いつまでかの3つを書いてその場で読み上げ、次回の冒頭で進み具合を見ましょう。

A. 3日前までに送り、読んできてもらう前提にします。当日に配ると、読む時間が会議の中に入り込みます。量も絞ってください。

A. 別の人でも構いません。意見を言う人と進める人を分けたほうが進みます。交代で務めると、全員が身につきます。

A. 進行する人が順に振る、最初に一言ずつもらう、少人数に分ける、書いてもらうといった方法があります。否定から入らない約束も有効です。

A. 事実と意見を分け、論点を言葉にします。決め方（多数決か話し合いを続けるか）を先に合意し、決まった後は反対した人も従う前提にしてください。

A. 減らせるなら減らしましょう。報告だけのものは書面で回し、担当が決められるものは任せます。会議に出る時間も団体の資源です。

A. 記録を必ず送り、決まったことを分かる形にします。担当になった部分は特に確実に伝えてください。知らないうちに決まっていた、という状態が関わりを薄れさせます。

A. 略語を使わない、過去の経緯を一言添える、自己紹介の時間を取る、意見を求める場面を作る、終わった後に補足する。分からないまま座っているのは辛い時間で、来なくなる原因になります。

A. 移動の負担がなくなり、遠方の人も参加できます。ただし発言が重なりやすいため進行する人が順に指名し、使えない人には電話での参加も認めましょう。理事会での扱いは定款を確認してください。