NPO法人の団体案内の作り方｜日付を入れず何年も使う

NPO法人にとって、団体案内の一枚は最も使う道具です。

相談、依頼、連携、寄付のお願いで必ず使います。

ところが、作っていない団体が多くあります。

この記事では、その作り方を解説します。

チラシとは別のもの

まず、区別を整理します。

第一に、チラシは特定の催しの案内です。

第二に、日付が入り、終われば使えません。

第三に、団体案内は団体そのものの説明です。

第四に、日付を入れなければ何年でも使えます。

第五に、使う場面もまったく違います。

第六に、両方を持っておきましょう。

催しのたびに団体の説明を入れると、紙面が足りません。

分けることで、どちらも作りやすくなります。

使う場面

どこで使うのか、挙げてみます。

第一に、相談を受けたときに渡します。

第二に、他団体との初回の打ち合わせです。

第三に、行政の担当課への説明です。

第四に、視察や取材の受け入れです。

第五に、寄付や協力のお願いです。

第六に、新しく関わる人への説明です。

第七に、会場や店舗に置いてもらうときです。

一枚あるかないかで、対応の質が変わります。

毎回口頭で説明するのは、負担です。

目的を一文で書く

いちばん上に置く一行です。

第一に、誰の、どんな課題かを書きます。

第二に、それにどう取り組むかを書きます。

第三に、一文でまとめます。

第四に、団体の名前より大きく書きません。

ただし、目立つ位置に置きます。

第五に、専門の言葉を使わないでください。

第六に、読む人は団体を知りません。

この一文で、続きを読むかが決まります。

時間をかけて、練りましょう。

事業を並べる

何をしているかを、具体的に示します。

第一に、3つから5つに絞ります。

第二に、それぞれ一行で説明します。

第三に、対象と内容が分かる形にします。

第四に、定款の言葉をそのまま使わないでください。

硬すぎて、伝わりません。

第五に、写真を添えます。

第六に、行っていない事業は書きません。

定款にあっても、実施していないものは外します。

嘘ではありませんが、期待とずれます。

実績を数字で書く

信用の土台になる部分です。

第一に、設立からの年数を書きます。

第二に、延べの参加人数を書きます。

第三に、実施した回数も書きます。

第四に、期間を必ず添えます。

設立から現在まで、という形です。

第五に、正確に書きます。

第六に、大きく見せないでください。

数えていないと、ここが書けません。

日頃の記録が、そのまま生きる場面です。

小さな数字でも、続けている事実が価値です。

関わり方を示す

読んだ人が、次に動ける形にします。

第一に、会員になる道を示します。

第二に、寄付という関わりも示します。

第三に、ボランティアの道も示します。

第四に、それぞれの方法を一行で書きます。

第五に、費用があれば額も書きます。

第六に、まず見学だけでも、と添えます。

入口を複数、そして低く用意します。

関心を持っても、方法が分からないと止まります。

ここを書き忘れる団体が、多くあります。

写真の選び方

文字だけでは、伝わりません。

第一に、活動の様子を2枚から4枚入れます。

第二に、人の顔が見える写真を選びます。

許可を得たものに、限ります。

第三に、説明を短く添えます。

第四に、小さくしすぎないでください。

第五に、古い写真は避けます。

第六に、季節が分かる写真は使いにくくなります。

何年も使う紙です。

時期を感じさせない写真が、向いています。

分量と体裁

大きさと量も、決めます。

第一に、A4で1枚が基本です。

両面でも構いません。

第二に、三つ折りの形も使いやすいものです。

封筒に入り、持ち帰りやすくなります。

第三に、文字は大きめにします。

第四に、余白を残します。

第五に、詰め込まないでください。

第六に、読む順序を意識して並べます。

目的、事業、実績、関わり方、連絡先の順が基本です。

厚い冊子は、読まれません。

日付を入れない

長く使うための、最大の工夫です。

第一に、催しの日付を入れないでください。

第二に、年度の表記も避けます。

第三に、代表者の氏名は入れるか判断します。

交代のたびに、刷り直しになります。

第四に、発行の年だけは小さく入れます。

更新の目安に、なります。

第五に、数字は期間つきで書きます。

第六に、変わりやすい情報は最小限にします。

一度作れば、数年使えます。

そのぶん、作りに時間をかけられます。

作る手順

実際の進め方です。

第一に、目的の一文を決めます。

第二に、事業を3つから5つ選びます。

第三に、実績の数字を集めます。

第四に、写真を選びます。

第五に、下書きを作ります。

第六に、団体を知らない人に読んでもらいます。

これが、いちばん重要な工程です。

第七に、分かりにくい部分を直します。

第八に、複数人で校正します。

第九に、印刷します。

内輪だけで作ると、必ず伝わらない紙になります。

知らない人に読んでもらう

前の節で触れた工程を、詳しく見ます。

第一に、団体を知らない人を選びます。

第二に、読んでもらいます。

第三に、何をする団体か聞きます。

第四に、答えられなければ、伝わっていません。

第五に、どこで分からなくなったか聞きます。

第六に、その部分を直します。

身内は、書いていないことまで補って読みます。

だから、伝わっているように見えます。

外の目を、必ず一度通してください。

印刷と保管

刷り方も、考えます。

第一に、部数は年間の使用量から決めます。

第二に、多めに刷ると単価は下がります。

第三に、ただし内容が古くなります。

1年から2年で使い切る量が、目安です。

第四に、手元の印刷機で刷る方法もあります。

必要なときに、必要な分だけ刷れます。

第五に、元のファイルを共有の場所に置きます。

第六に、電子でも配れる形にします。

送るときに、そのまま添えられます。

更新の時期を決める

一度作って、終わりではありません。

第一に、年に一度は見直します。

第二に、実績の数字を更新します。

第三に、事業が変わったら直します。

第四に、連絡先が変わったら直します。

第五に、写真も入れ替えます。

第六に、総会の後を、見直しの時期にします。

数字が確定するためです。

古い案内を配ると、かえって信用を損ねます。

年に一度の作業に、しておきましょう。

渡すときに一言添える

紙を渡すだけでは、読まれません。

第一に、渡すときに一言添えます。

この部分を見てください、という形です。

第二に、相手に関わる部分を指します。

第三に、名刺と一緒に渡します。

第四に、封筒に入れて渡す場面もあります。

第五に、後で連絡する旨も伝えます。

第六に、渡した記録を残す方法もあります。

誰に渡したかが、分かるためです。

一枚の紙も、渡し方で効き方が変わります。

電子でも使える形にする

紙だけでは、届く範囲が限られます。

第一に、同じ内容を電子でも用意します。

第二に、送るときに添えられます。

第三に、サイトにも置きます。

第四に、印刷できる形にしておきます。

相手が刷って使う場面があります。

第五に、容量を大きくしすぎないでください。

第六に、開ける形式を選びます。

第七に、更新したら差し替えます。

古い版が、出回り続けないようにします。

複数の版を作る方法

相手によって、使い分ける形もあります。

第一に、一般向けの一枚を基本にします。

第二に、行政や他団体向けに詳しい版を作ります。

実績と体制を、厚めに書きます。

第三に、寄付を募る場面の版もあります。

第四に、ただし増やしすぎないでください。

更新の手間が、その分増えます。

第五に、まず一枚を作り切ります。

第六に、必要になってから増やしましょう。

一枚もない状態が、いちばん困ります。

置いてもらう場所を探す

作ったら、置く場所も考えます。

第一に、公共施設の棚に置けます。

第二に、中間支援組織にも置けます。

第三に、関わりのある店舗や医院にも頼めます。

第四に、他団体の催しの会場にも置けます。

第五に、置く許可は事前に取ります。

第六に、なくなったら補充します。

第七に、置きっぱなしにしないでください。

日付がないぶん、長く置いてもらえます。

そこが、チラシとの大きな違いです。

団体案内を作るまとめ

団体案内は、催しのチラシとは別に作ってください。

日付を入れなければ、何年でも使えます。

目的・事業・実績・関わり方・連絡先の5つで足ります。

目的は一文で、専門の言葉を使わずに書きましょう。

事業は3つから5つに絞り、実施していないものは書きません。

実績は数字で、期間を添えて正確に書きます。

関わり方を書き忘れる団体が多くあります。入口を複数、低く用意しましょう。

写真は2枚から4枚。季節が分かるものは、長く使えません。

A4で1枚か三つ折りが基本です。詰め込まないでください。

完成前に、団体を知らない人に読んでもらってください。

日付がないぶん、公共施設や店舗に長く置いてもらえます。

渡すときは一言添え、相手に関わる部分を指してください。

同じ内容を電子でも用意し、更新したら古い版を差し替えます。

まず一枚を作り切ること。版を増やすのは、必要になってからです。

総会の後を見直しの時期にし、年に一度は更新しましょう。

よくある質問

A. 違います。チラシは特定の催しの案内で、終われば使えません。団体案内は団体そのものの説明で、日付を入れなければ何年でも使えます。両方を持ちましょう。

A. 目的を一文、主な事業を3つから5つ、実績の数字、沿革、関わり方、連絡先です。この5つで足ります。

A. 設立からの年数、延べの参加人数、実施した回数を、期間を添えて正確に書いてください。小さな数字でも、続けている事実そのものが価値です。

A. A4で1枚（両面可）か、三つ折りが基本です。三つ折りは封筒に入り、持ち帰りやすくなります。詰め込まず、余白を残してください。

A. 催しの日付や年度の表記を入れないことです。代表者の氏名も、交代のたびに刷り直しになります。発行の年だけを小さく入れ、更新の目安にしましょう。

A. 団体を知らない人に読んでもらい、何をする団体か聞いてください。答えられなければ伝わっていません。身内は書いていないことまで補って読みます。

A. 年に一度、総会の後が適しています。数字が確定するためです。実績、事業、連絡先、写真を見直します。古い案内は、かえって信用を損ねます。

A. 渡すときに一言添え、相手に関わる部分を指してください。名刺と一緒に渡し、後で連絡する旨も伝えます。渡した記録を残す方法もあります。

A. 用意してください。送るときに添えられ、サイトにも置けます。印刷できる形にしておくと、相手が刷って使えます。更新したら、古い版を必ず差し替えましょう。

A. 一般向けの一枚をまず作り切ってください。行政や他団体向けに実績と体制を厚めにした版もありますが、増やすほど更新の手間が増えます。