近年、一般社団法人でも社員総会をオンラインで開催したいというニーズが高まっています。
会員が全国に散らばっている団体や、移動が難しい状況では、Web会議システムを使った総会が便利です。
この記事では、オンライン社員総会の可否と、開催する際の注意点を解説します。
オンライン社員総会は認められる?
結論として、Web会議システムを使った社員総会は法的に認められています。
出席者がリアルタイムで議事に参加し、質疑や議決ができる状態であれば、物理的に同じ場所にいなくても『出席』として扱えます。
完全オンライン(バーチャルのみ)で開催する場合は、定款にその旨を定めておくとより安全です。
会場とオンラインを併用する『ハイブリッド型』なら、定款の特別な定めがなくても実施しやすいでしょう。
オンライン開催の注意点
オンライン社員総会を開く際は、いくつか注意点があります。
- ✅ 出席者の本人確認ができる仕組みを用意する
- ✅ リアルタイムで双方向のやり取りができる環境を整える
- ✅ 通信障害に備えた対応(再接続・予備手段)を決めておく
- ✅ 議決権の行使方法(挙手・投票機能など)を明確にする
- ✅ 議事録に開催方法(オンライン)を記載する
特に重要なのが本人確認と双方向性です。
誰が出席しているかを確認でき、出席者が発言・質問・議決にリアルタイムで参加できることが、有効な総会の条件になります。
単に動画を配信するだけ(一方通行)では、出席とは認められない可能性があります。
書面・電磁的方法による議決
オンライン参加が難しい社員のために、書面やメールによる議決権行使を併用する方法もあります。
事前に議案を送り、書面や電磁的方法で賛否を回答してもらう仕組みです。
これを使えば、当日参加できない社員も意思表示ができます。
さらに、社員全員が書面で同意すれば、実際に総会を開かずに決議があったものとみなす『みなし決議』も可能です。
小規模な団体では、このみなし決議を活用して総会の手間を省くケースもあります。
よくある質問
A. できます。リアルタイムで双方向に参加でき、本人確認ができれば出席として扱えます。完全オンラインは定款の定めがあると安全です。
A. 一方通行の配信だけでは出席と認められない可能性があります。質疑・議決にリアルタイム参加できる双方向性が必要です。
A. 社員全員が書面等で同意すれば、みなし決議が可能です。小規模団体でよく使われます。
A. はい。開催方法(オンライン・ハイブリッド)を議事録に記載しておきましょう。
