団体を運営すると、領収書の発行や保管が必要になります。
「どう書く?」「印紙はいる?」という疑問にお答えします。
この記事では、領収書の書き方・保管・注意点までを解説します。
一般社団法人の領収書
一般社団法人も、領収書を発行します。
会費や事業収入を受け取ったときなどです。
お金を受け取った証として、発行します。
領収書は、団体名で発行します。
個人ではなく、法人として発行するのです。
団体の正式名称を、使います。
領収書は、会計の証拠にもなります。
お金の出入りを、記録するためです。
正確に、発行・保管しましょう。
領収書の発行が必要な場面
領収書は、お金を受け取ったときに発行します。
会費・寄付・事業収入などです。
相手から求められたら、発行します。
会費を受け取ったときも、領収書を発行できます。
会員に、納入の証として渡します。
信頼関係にも、つながります。
寄付を受けたときも、領収書(受領証)を発行します。
寄付者に、記録として渡します。
丁寧な対応に、なります。
領収書に書く項目
領収書には、基本的な項目を書きます。
もれがあると、証拠として不十分です。
次の項目を、記載しましょう。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 日付 | お金を受け取った日 |
| 金額 | 受け取った金額 |
| 但し書き | 何の代金か |
| 宛名 | 支払った相手の名前 |
| 発行者 | 団体名・所在地 |
特に、但し書きは具体的に書きましょう。
何の代金かが、わかるようにします。
『お品代』ではなく、内容を明記します。
法人としての領収書
領収書は、法人名で発行します。
団体の正式名称を、記載します。
個人名では、ありません。
団体の印を、押すこともあります。
法人としての、領収書になります。
対外的にも、正式な書類です。
所在地も、記載すると丁寧です。
誰が発行したかが、明確になります。
信頼される、領収書になります。
収入印紙が必要な領収書
一定金額以上の領収書には、収入印紙が必要です。
金額に応じて、印紙を貼ります。
これは、印紙税の仕組みです。
印紙が必要な金額の基準が、定められています。
基準を超えると、印紙を貼ります。
金額を、確認しましょう。
ただし、非課税となる場合もあります。
営業に関しない受取書などです。
判断に迷う場合は、確認しましょう。
会費・寄付の領収書
会費や寄付の領収書も、発行します。
受け取った証として、渡します。
記録としても、役立ちます。
但し書きには、『会費として』などと書きます。
何のお金かが、わかるようにします。
後で、確認しやすくなります。
寄付の領収書は、寄付者にも記録になります。
信頼関係を、築くうえでも大切です。
丁寧に、発行しましょう。
領収書の保管期間
受け取った領収書は、一定期間保管します。
経費の証拠に、なるためです。
捨てずに、保管しましょう。
保管期間は、法律で定められています。
帳簿書類とあわせて、保管します。
数年単位の、保管が必要です。
発行した領収書の控えも、保管します。
収入の証拠に、なるためです。
整理して、管理しましょう。
電子的な領収書
領収書は、電子的に発行・保管することもできます。
紙だけでなく、データでの管理も可能です。
近年、広がっています。
電子保管には、ルールがあります。
定められた方法で、保管します。
要件を、確認しましょう。
電子化すると、管理がしやすくなります。
保管スペースも、減らせます。
団体に合った方法を、選びましょう。
インボイスと領収書
インボイス制度に対応する場合、領収書も関わります。
適格請求書としての、要件があるためです。
登録番号などを、記載します。
インボイスに対応するかは、団体の状況によります。
課税事業者かどうかなどが、関わります。
判断に迷う場合は、税理士に相談しましょう。
対応する場合は、領収書の記載も整えます。
要件を、満たす必要があるためです。
正しく、対応しましょう。
領収書の管理方法
領収書は、整理して管理しましょう。
日付順や、種類別に整理します。
後で、探しやすくなります。
会計ソフトと、連携する方法もあります。
記帳が、効率化されます。
管理の手間が、減ります。
保管期間中は、紛失しないよう注意します。
経費や収入の証拠だからです。
きちんと、保管しましょう。
領収書の注意点
領収書は、法人名で発行しましょう。
団体の正式名称を、使います。
但し書きも、具体的に書きます。
一定金額以上は、収入印紙が必要です。
金額の基準を、確認しましょう。
貼り忘れに、注意します。
受け取った領収書も、一定期間保管します。
経費の証拠だからです。
整理して、管理しましょう。
領収書と受領証の違い
領収書と受領証は、似た書類です。
どちらも、お金などを受け取った証です。
呼び方が、違うことがあります。
寄付の場合、受領証と呼ぶことが多いものです。
領収書と、同じ役割です。
寄付者に、渡します。
どちらも、受け取りの記録になります。
団体側でも、控えを残します。
会計の証拠として、大切です。
但し書きの書き方
但し書きは、何の代金かを示します。
具体的に書くことが、大切です。
あいまいだと、用途がわかりません。
『会費として』『参加費として』などと書きます。
受け取ったお金の内容を、明記します。
後で、確認しやすくなります。
『お品代』のような書き方は、避けましょう。
何の代金か、わからないからです。
具体的に、記載します。
宛名の書き方
宛名には、支払った相手の名前を書きます。
個人なら氏名、法人なら法人名です。
正確に、記載しましょう。
宛名を空欄にするのは、避けたほうが無難です。
誰に発行したかが、不明確になるからです。
相手の名前を、確認して書きます。
相手から、宛名の指定がある場合もあります。
経費処理の都合などです。
求めに応じて、記載しましょう。
収入印紙の金額
収入印紙は、領収書の金額に応じて貼ります。
金額が大きいほど、印紙も高くなります。
段階的に、定められています。
一定金額未満なら、印紙は不要です。
基準額を、確認しておきましょう。
少額の領収書には、貼りません。
印紙を貼ったら、消印を押します。
再利用を、防ぐためです。
正しく、処理しましょう。
印紙の貼り忘れ
収入印紙を貼り忘れると、問題が生じます。
印紙税を、納めていないことになるからです。
ペナルティの対象に、なることがあります。
貼り忘れに気づいたら、対応します。
正しく、納める必要があります。
放置しないことが、大切です。
金額の大きい領収書では、特に注意します。
印紙が、必要になりやすいからです。
発行時に、確認しましょう。
領収書の再発行
領収書の再発行を、求められることがあります。
相手が、紛失した場合などです。
対応は、慎重に行います。
再発行すると、二重発行のリスクがあります。
同じ取引で、2枚の領収書が出回るのです。
経理上、問題になることがあります。
再発行する場合は、その旨を明記します。
『再発行』と記載するなどです。
二重計上を、防ぎます。
帳簿との連携
領収書は、帳簿と連携させます。
収入や支出を、記帳するためです。
証拠書類として、保管します。
発行した領収書は、収入の記録になります。
受け取った領収書は、支出の記録です。
帳簿に、反映させます。
会計ソフトを使うと、連携がスムーズです。
記帳の手間が、減ります。
効率よく、管理しましょう。
領収書の保管方法
領収書は、整理して保管します。
日付順や、種類別に整理します。
後で、探しやすくなります。
ファイルにまとめると、管理しやすくなります。
月ごとに、分ける方法もあります。
自団体に合った方法を、選びましょう。
保管期間中は、紛失に注意します。
経費や収入の証拠だからです。
大切に、保管しましょう。
クレジットカード・電子マネーの領収書
近年は、現金以外の支払いも増えています。
クレジットカードや、電子マネーです。
これらの記録も、保管します。
カードの利用明細は、支出の記録になります。
領収書の代わりに、使えることがあります。
あわせて、保管しましょう。
電子的な記録も、整理しておきます。
後で、確認できるようにするためです。
もれなく、管理します。
領収書をめぐるよくある疑問
領収書について、よくある疑問があります。
1つは『宛名は空欄でいいか』です。
宛名は、相手の名前を書くのが無難です。
『印紙はいくらから必要か』もよく聞かれます。
一定金額以上で、必要になります。
基準額を、確認しましょう。
『電子でもいいか』という疑問もあります。
電子的な発行・保管も、できます。
ルールに沿って、対応します。
領収書の電子化を進める
領収書の電子化は、近年広がっています。
データで、発行・保管する方法です。
管理が、しやすくなります。
電子保管には、定められた要件があります。
ルールに沿って、保管します。
要件を、確認しておきましょう。
電子化すると、保管スペースが減ります。
検索も、しやすくなります。
効率的な、管理ができます。
領収書を発行するときの流れ
領収書の発行は、流れを決めておくとスムーズです。
お金を受け取ったら、内容を確認します。
金額や用途を、把握します。
次に、必要な項目を記載します。
日付・金額・但し書き・宛名・発行者です。
もれなく、書きましょう。
一定金額以上なら、印紙を貼ります。
控えも、残しておきます。
発行後、帳簿に反映させます。
領収書と税務調査
領収書は、税務の場面でも重要です。
経費や収入の、証拠になるためです。
きちんと、保管しておきましょう。
証拠がないと、経費が認められないことがあります。
領収書は、その裏づけです。
もれなく、残します。
保管期間中は、捨てないようにします。
後で、必要になることがあるためです。
整理して、管理しましょう。
但し書きでよくある間違い
但し書きで、よくある間違いがあります。
『お品代』とだけ書くことです。
何の代金か、わかりません。
用途を、具体的に書きましょう。
『会費として』『参加費として』などです。
後で、確認しやすくなります。
あいまいな但し書きは、避けるべきです。
経費処理で、困ることがあるからです。
明確に、記載します。
領収書を電子で管理するメリット
領収書を電子で管理すると、利点が多くあります。
保管スペースを、取らないことです。
紙の山に、悩まずに済みます。
検索も、しやすくなります。
日付や金額で、すぐ探せます。
必要なときに、見つけられます。
会計ソフトとの連携も、しやすくなります。
記帳が、効率化されます。
管理の手間が、減ります。
そのほかのよくある質問
A. 役割は同じで、どちらも受け取りの証です。寄付の場合は受領証と呼ぶことが多いです。
A. 相手の名前を書くのが無難です。空欄だと誰に発行したか不明確になります。
A. 必要です。印紙を貼ったら再利用を防ぐため消印を押します。
A. 求められれば対応できますが、二重発行に注意します。『再発行』と明記して二重計上を防ぎましょう。
A. 支出の記録として使えることがあります。あわせて保管しておきましょう。
領収書のまとめ
領収書は、法人名で発行します。
但し書きは、具体的に書きます。
宛名も、正確に記載します。
一定金額以上は、収入印紙が必要です。
貼り忘れに、注意しましょう。
金額の基準を、確認します。
受け取った領収書も、一定期間保管します。
経費の証拠だからです。
整理して、管理しましょう。
よくある質問
A. 発行します。会費・寄付・事業収入を受け取ったときなどに、団体名で発行します。
A. 一定金額以上の領収書には収入印紙が必要です。ただし営業に関しない受取書など非課税の場合もあります。
A. 日付・金額・但し書き・宛名・発行者(団体名・所在地)を記載します。但し書きは具体的に書きましょう。
A. 法律で定められた期間、帳簿書類とあわせて保管します。発行した控えも保管しましょう。
A. できます。定められた方法で電子保管すれば、管理がしやすくなります。要件を確認しましょう。
