社員総会を開くときに重要なのが、議事進行と議長の役割です。
「議長は誰がやる?」「どう進める?」という疑問にお答えします。
この記事では、議事進行の流れ・議長の役割までを解説します。
社員総会の議事進行
議事進行とは、総会を順序よく進めることです。
議案を、ひとつずつ審議します。
スムーズな、進行が大切です。
議事進行が整っていると、総会が円滑に進みます。
社員も、参加しやすくなります。
決議も、スムーズです。
議事進行は、議長が取りまとめます。
議長の役割が、重要になります。
順に、見ていきましょう。
議長の役割
議長は、総会の進行を取りまとめる役です。
議事を、順序よく進めます。
総会の、まとめ役です。
議長は、発言を整理します。
社員の発言を、まとめます。
議論が、かみ合うようにします。
議長は、採決も取りまとめます。
賛否を、確認します。
決議を、成立させます。
議長は誰が務めるか
議長は、定款の定めによって決まります。
代表理事が務める、などです。
まず、定款を確認しましょう。
定款に定めがなければ、総会で選びます。
出席者の中から、議長を決めます。
総会の冒頭で、決定します。
議長には、進行に慣れた人が向きます。
総会を、スムーズに進められるからです。
適任者が、務めます。
議事進行の流れ
議事進行は、おおむね次の流れで進みます。
定足数の確認から、始めます。
- 開会を宣言する
- 定足数を確認する
- 議案を順に審議する
- 各議案を採決する
- 閉会を宣言する
この流れに沿って、進めます。
定足数の確認が、決議の前提です。
順序よく、進めましょう。
定足数の確認
議事進行の最初は、定足数の確認です。
決議に必要な出席が、あるかを確認します。
足りないと、決議できません。
委任状や、書面行使も出席に数えます。
出席者数を、正確に把握します。
定足数を、満たすか確認します。
定足数を満たして、初めて決議できます。
確認は、議事進行の前提です。
丁寧に、行います。
議案の審議
定足数を確認したら、議案を審議します。
ひとつずつ、議題を取り上げます。
内容を、説明します。
社員からの質問や意見を、受けます。
議論を、整理します。
議長が、進行します。
十分に審議したら、採決に移ります。
議案ごとに、進めます。
順序よく、扱います。
採決の方法
採決は、賛否を確認することです。
議案に、賛成か反対かを問います。
議決権の数で、決まります。
採決の方法には、挙手や投票などがあります。
団体の方法で、行います。
賛否を、明確にします。
必要な賛成を得れば、議案は可決されます。
普通決議か特別決議かで、要件が変わります。
正しく、判定します。
議事録の作成
総会が終わったら、議事録を作成します。
議事の経過と結果を、記録します。
決定の証拠に、なります。
議事録には、議長や出席者を記載します。
決議の結果も、書きます。
正確に、まとめます。
議事録は、保存します。
登記の添付書類にも、なります。
大切に、管理します。
議事進行のコツ
議事進行のコツは、事前の準備です。
議案や進行を、整理しておきます。
スムーズに、進められます。
時間配分も、意識しましょう。
ひとつの議案に、時間をかけすぎないようにします。
全体を、見渡します。
社員が発言しやすい雰囲気も、大切です。
意見を、引き出します。
活発な、総会にします。
議事進行の注意点
議事進行は、定足数の確認から始めます。
決議の、前提だからです。
丁寧に、確認します。
議案は、ひとつずつ審議します。
採決も、議案ごとに行います。
順序よく、進めます。
議事録の作成も、忘れないようにします。
決定の記録として、重要だからです。
正確に、まとめましょう。
開会の宣言
総会は、開会の宣言から始まります。
議長が、開会を告げます。
総会の、スタートです。
開会にあたり、出席状況を確認します。
定足数を、満たすかを見ます。
決議の、前提です。
開会の宣言で、総会が正式に始まります。
議事進行が、スタートします。
順序よく、進めます。
出席者の確認
議事進行では、出席者を確認します。
誰が出席しているかです。
委任状や書面行使も、含めます。
出席者数で、定足数を判断します。
決議できるかが、決まります。
正確に、把握します。
出席の確認は、議事録にも記載します。
誰が出席したかを、残します。
記録の、基礎です。
議案の説明
議案は、ひとつずつ説明します。
内容を、社員に伝えます。
理解を、得るためです。
説明が、わかりやすいと審議が進みます。
社員が、判断できるからです。
丁寧に、説明します。
資料があると、説明しやすくなります。
事前に、配ることもあります。
準備を、整えます。
質疑応答
議案の説明の後、質疑応答を行います。
社員からの、質問を受けます。
疑問に、答えます。
質問に丁寧に答えると、納得を得られます。
審議が、深まります。
誠実に、対応します。
議長が、質疑を整理します。
議論が、かみ合うようにします。
スムーズに、進めます。
採決の進め方
質疑の後、採決に移ります。
議案に、賛否を問います。
議決権の数で、決めます。
賛成・反対を、確認します。
挙手や、投票で行います。
明確に、判定します。
必要な賛成を得れば、可決です。
決議要件を、満たすかを見ます。
正しく、判定します。
複数議案の扱い
議案が複数あれば、ひとつずつ進めます。
審議と採決を、議案ごとに行います。
混同しないようにします。
関連する議案は、まとめて説明することもあります。
ただし、採決は分けます。
明確に、進めます。
順序よく扱うと、総会がスムーズです。
議長が、進行を管理します。
整理して、進めます。
議長の議事整理権
議長には、議事を整理する権限があります。
発言を、まとめます。
議論を、進めます。
長すぎる発言は、整理します。
議論が、脱線しないようにします。
時間を、管理します。
議事整理権で、総会が円滑に進みます。
議長の、重要な役割です。
公正に、行使します。
採決の記録
採決の結果は、記録します。
賛成・反対の状況です。
議事録に、残します。
可決か否決かを、明確に記録します。
決定の証拠に、なるからです。
正確に、まとめます。
特別決議などは、要件を満たしたかも記録します。
決議の正当性を、示すためです。
丁寧に、記録します。
閉会の宣言
すべての議案を終えたら、閉会を宣言します。
議長が、総会の終了を告げます。
総会の、締めくくりです。
閉会後、議事録を作成します。
議事の経過と結果を、まとめます。
記録を、残します。
閉会の宣言で、総会が正式に終わります。
お疲れさまの、挨拶も添えます。
円満に、締めくくります。
オンライン総会の議事進行
オンライン総会でも、議事進行は同じです。
定足数の確認から、採決まで進めます。
議長が、取りまとめます。
接続状況の確認も、必要です。
全員が、参加できているかです。
トラブルに、備えます。
オンラインでも、議事録を作成します。
開催方法も、記録します。
正確に、まとめます。
議事進行をスムーズにする準備
議事進行は、事前の準備が鍵です。
議案や、進行を整理しておきます。
当日、慌てずに済みます。
進行のシナリオを、作っておくと安心です。
議長が、流れを把握できます。
スムーズに、進められます。
資料を、事前に配るのも有効です。
社員が、準備して臨めます。
審議が、深まります。
議事進行でよくある疑問
議事進行について、よくある疑問があります。
1つは『議長は誰がやるか』です。
定款の定めや総会で決めます。
『定足数が足りないとどうなるか』もよく聞かれます。
決議できません。
委任状などで、確保します。
『議事録は必須か』という疑問もあります。
必須です。
経過と結果を、記録します。
議事進行と総会の成立
議事進行は、総会の成立に関わります。
正しい進行でないと、決議が無効になりかねないからです。
手続きを、丁寧に踏みます。
定足数の確認を、怠ってはいけません。
足りないまま決議すると、問題が生じます。
確認が、前提です。
正しい議事進行が、有効な決議を支えます。
総会の、信頼性につながります。
順序よく、進めましょう。
議長を事前に決めておく
議長は、事前に決めておくとスムーズです。
当日になって慌てずに済むからです。
定款の定めを、確認します。
定款で代表理事が議長と定められていることが多いものです。
その場合、代表理事が進行します。
定めがなければ、総会で選びます。
議長が決まっていると、進行が安定します。
準備も、しやすくなります。
円滑な総会に、つながります。
議案ごとの時間配分
議事進行では、時間配分を意識します。
ひとつの議案に、時間をかけすぎないためです。
全体を、見渡します。
重要な議案には、十分な時間をとります。
簡単な議案は、手早く進めます。
メリハリを、つけます。
時間配分がうまいと、総会が締まります。
社員も、集中できます。
効率的な、進行になります。
発言の整理と公平性
議長は、発言を公平に整理します。
特定の社員に、偏らないようにします。
公平さが、大切です。
多くの社員に、発言の機会を与えます。
一部の人だけが、話さないようにします。
バランスを、とります。
公平な進行が、社員の納得を生みます。
総会が、円満に進みます。
信頼に、つながります。
総会が紛糾したときの対応
総会が、紛糾することもあります。
意見が、対立した場合などです。
議長が、冷静に対応します。
感情的にならず、議事を整理します。
論点を、明確にします。
建設的な、議論に導きます。
どうしてもまとまらなければ、採決で決めます。
多数決が、最終的な判断です。
ルールに、従います。
議事進行と議事録の連携
議事進行と議事録は、連携しています。
進行の内容が、議事録になるからです。
正確な進行が、正確な記録につながります。
誰が出席し、何を決めたかを記録します。
採決の結果も、残します。
決定の証拠に、なります。
議事録の作成を、前提に進行します。
記録すべき点を、意識します。
丁寧に、進めましょう。
議事進行を支える事前準備
スムーズな議事進行は、事前準備で決まります。
議案・資料・進行シナリオを整えておくことです。
当日、慌てずに済みます。
議長は、進行の流れを頭に入れておきます。
どの議案を、どの順で扱うかです。
シナリオがあると、安心です。
資料を事前に配れば、社員も準備して臨めます。
審議が、深まります。
充実した総会に、つながります。
議事進行と社員の参加
議事進行では、社員の参加を促します。
発言しやすい雰囲気を、つくることです。
意見を、引き出します。
社員が積極的に参加すると、総会が活気づきます。
多様な意見が、出るからです。
運営の質が、高まります。
議長は、参加を後押しする役でもあります。
公平に、発言を促します。
民主的な総会に、つながります。
そのほかのよくある質問
A. 出席状況を確認し、定足数を満たすかを見ます。決議の前提になります。
A. 発言をまとめたり、長すぎる発言を整理したりする権限です。議論が脱線しないよう進行を管理します。
A. ひとつずつ審議と採決を行います。関連議案はまとめて説明することもありますが、採決は分けます。
A. 流れは同じです。接続状況の確認が加わり、議事録に開催方法も記録します。
A. 事前の準備が鍵です。進行のシナリオを作り、資料を事前に配ると審議が深まります。
議事進行のまとめ
議長は、総会の進行を取りまとめます。
定足数の確認から、採決まで進めます。
まとめ役です。
議案は、ひとつずつ審議・採決します。
質疑応答も、丁寧に行います。
順序よく、進めます。
終わったら、議事録を作成します。
決定の記録として、重要です。
正確に、まとめましょう。
よくある質問
A. 定款の定めにより、代表理事が務めることが多いです。定めがなければ総会で議長を選びます。
A. 開会宣言、定足数の確認、議案の審議、採決、閉会宣言の順に進めます。
A. 決議には必要な出席が前提だからです。委任状や書面行使も出席に数え、満たしているか確認します。
A. 挙手や投票などで賛否を確認します。議決権の数で決まり、普通決議か特別決議かで要件が変わります。
A. 必要です。議事の経過と結果を記録し、保存します。登記の添付書類にもなります。
