NPO法人には、情報公開の義務があります。
書類を事務所に備え置き、閲覧の求めに応じなければなりません。
所轄庁でも、提出した書類が公開されます。
この記事では、公開の範囲と、実務での向き合い方を解説します。
なぜ情報公開が求められるのか
NPO法人は、市民の支持を受けて活動する法人です。
寄付や会費、行政からの委託で成り立っている団体も多くあります。
そのお金がどう使われたのかを、外から確認できる必要があります。
国が細かく監督するのではなく、市民がチェックする仕組みを採っています。
この考え方を、市民によるチェックといいます。
情報公開は、その前提となる制度です。
一般社団法人には、所轄庁への提出義務がありません。
その違いが、NPO法人の社会的な信頼の源にもなっています。
負担ではなく、信頼を得るための仕組みだと捉えると前向きになれます。
事務所に備え置く書類
法人は、一定の書類を事務所に備え置かなければなりません。
定款は、常に最新のものを置きます。
認証書の写しと、登記事項証明書の写しも対象です。
毎年の事業報告書等は、直近5事業年度分を備え置きます。
事業報告書、活動計算書、貸借対照表、財産目録が含まれます。
役員名簿と、社員名簿も対象になります。
ファイル1冊にまとめておくと、請求があったときすぐ出せます。
古いものを捨てすぎないよう、保管期間にも気をつけましょう。
電子データでも保管しておくと、紛失に備えられます
誰が閲覧を請求できるのか
閲覧を請求できるのは、社員その他の利害関係人です。
社員は当然に含まれます。
寄付者や、事業の利用者も利害関係人にあたると考えられます。
請求があれば、正当な理由なく拒むことはできません。
実務では、事務所の営業時間内に対応する形が一般的です。
事前に連絡をもらう運用にしておくと、対応が楽になります。
閲覧の記録を残しておくと、後で経緯を確認できます。
コピーの交付を求められた場合の扱いも、決めておきましょう。
実費を求めることは、通常は問題ありません。
| 公開の場所 | 見られる書類 | 見られる人 |
|---|---|---|
| 法人の事務所 | 定款・認証書の写し・登記事項証明書の写し・直近5事業年度の事業報告書等・名簿 | 社員その他の利害関係人 |
| 所轄庁の窓口 | 提出された事業報告書等・定款など | 誰でも |
| 内閣府のポータルサイト | 法人の基本情報・提出書類 | 誰でも |
| 法務局 | 登記事項証明書 | 誰でも（手数料が必要） |
所轄庁での公開
毎年提出する事業報告書等は、所轄庁でも公開されます。
窓口で、誰でも閲覧できる状態になります。
謄写、つまり写しを求めることもできます。
社員や利害関係人に限られない点が、事務所での閲覧と違います。
設立の認証申請のときも、書類の一部が1か月間公開されました。
この縦覧と同じ考え方が、設立後も続いていると理解してください。
提出する書類は、外から見られることを前提に作りましょう。
内輪向けの書き方をしていると、思わぬ誤解を招くことがあります。
内閣府のポータルサイト
内閣府は、NPO法人の情報を集めたポータルサイトを運営しています。
法人の名称、所在地、代表者、活動分野などが検索できます。
提出された事業報告書等も、閲覧できる場合があります。
寄付を検討している人が、ここを見ることは珍しくありません。
助成金の審査で、実績を確認する材料に使われることもあります。
情報が古いままだと、活動が止まっていると思われかねません。
毎年きちんと提出することが、そのまま信頼につながります。
自団体のページがどう見えているか、一度確認してみてください。
個人情報とのバランス
公開の義務と、個人情報の保護は、両立させる必要があります。
役員名簿には、氏名と住所が記載されます。
社員名簿も、10人以上の氏名と住所が対象です。
就任や入会を依頼するときは、この点を必ず説明しましょう。
説明せずに載せると、後でトラブルになります。
一方で、法律で求められている以上、記載を省くことはできません。
閲覧の際に、必要な範囲だけを見せる運用は検討できます。
名簿の写しを渡す場合の扱いも、あらかじめ決めておきましょう。
個人情報の利用目的は、入会時に明示しておくのが基本です。
自主的な情報公開
義務の範囲を超えて、自主的に公開する団体も増えています。
ウェブサイトに年次報告書を載せるのが、その代表例です。
写真やグラフを使えば、書類より活動が伝わります。
寄付の使い道を示すと、次の寄付につながります。
SNSで日々の活動を発信するのも、広い意味での情報公開です。
義務の書類は形式が決まっていて、読みやすいものではありません。
同じ内容を、伝わる形に作り直す価値があります。
手間はかかりますが、信頼と資金の両方に効いてきます。
無理のない範囲から始めましょう。
公開されるという前提で運営する
情報公開の義務は、日々の運営にも影響します。
支出の判断は、外から見られる前提で行いましょう。
説明できない支出は、そもそもしないという規律になります。
意思決定の過程は、議事録に残します。
議事録があれば、なぜその判断をしたのかを説明できます。
役員の報酬や、関係者との取引は特に注意が必要です。
価格の妥当性を説明できるようにしておきましょう。
この規律が、結果として団体と役員自身を守ります。
公開は制約ではなく、健全さを保つ仕組みだと考えてください。
情報公開を怠るとどうなるか
事業報告書等を提出しないと、まず所轄庁から提出を促されます。
従わない場合は、改善命令の対象になります。
3年以上にわたって提出しない状態が続くと、認証の取消しにつながり得ます。
未提出の団体が、所轄庁のリストで公表されることもあります。
閲覧の請求に応じない場合も、問題になります。
実務上の不利益も小さくありません。
助成金の申請で、直近の報告書の提出を求められることが多いためです。
未提出だと、その時点で応募できなくなります。
毎年の作業として、確実に回す仕組みを作りましょう。
備え置きの実務
備え置きは、形だけになりがちな義務のひとつです。
実際には、ファイル1冊を用意すれば足ります。
定款、認証書の写し、登記事項証明書の写しを最初に綴じます。
続けて、事業年度ごとに事業報告書等をまとめます。
年度が分かるようにインデックスを付けておきましょう。
5事業年度分を保管し、古いものは別途保存します。
事務所を移転したときも、必ず持って移ります。
担当者が変わるときの引き継ぎ物としても、明確になります。
毎年の提出が終わったら、その場でファイルに追加する運用にすると漏れません。
公開に向く資料の作り方
義務の書類は、決まった様式で作ります。
それとは別に、伝わる資料を作っておくと役立ちます。
年次報告書を数ページにまとめる団体が増えています。
活動の写真、参加人数、支援してくれた人への感謝を入れます。
数字は、前年との比較を添えると変化が伝わります。
課題や、うまくいかなかったことも書くと信頼が増します。
良いことばかりの報告は、かえって疑われることがあります。
作った資料は、総会でも配れます。
寄付のお願いをするときの、いちばんの材料にもなります。
問い合わせへの対応
情報公開が進むと、外部からの問い合わせも増えます。
寄付を検討している人、取材、行政からの照会などです。
誰が答えるのかを、あらかじめ決めておきましょう。
窓口を一本化すると、回答のぶれがなくなります。
よくある質問は、想定問答としてまとめておくと便利です。
答えられない内容は、理事会に諮ってから回答します。
その場で無理に答えると、後で訂正することになります。
対応の記録を残しておくと、次回以降の参考になります。
丁寧な対応そのものが、団体の評価につながります。
一般社団法人との違い
情報公開の負担は、法人格によって大きく違います。
一般社団法人には、所轄庁への提出義務がありません。
毎年の報告書を作って提出する作業が、そもそも発生しません。
事務の軽さだけを比べれば、一般社団法人が有利です。
その代わり、外から活動を確認する手段が限られます。
NPO法人は、公開されているからこそ信頼を得やすい面があります。
寄付や助成金を財源にするなら、この違いは効いてきます。
行政との連携でも、公開されていることが前提になる場面があります。
手間と信頼の、どちらを重く見るかという選択です。
公開のスケジュールを決める
情報公開に関する作業は、時期を決めておくと回ります。
事業年度が終わったら、まず決算と事業報告書を作ります。
監事の監査を受け、理事会で案を承認します。
総会で承認を得たら、所轄庁へ提出します。
提出が終わったら、その控えを事務所のファイルに追加します。
同じタイミングで、ウェブサイトの年次報告も更新します。
一連の流れを1つの作業としてまとめると、抜けが起きません。
担当者を決めて、年間の予定表に書き込んでおきましょう。
毎年繰り返すことなので、手順書にしておくと引き継ぎも楽になります。
登記事項も公開されている
忘れられがちですが、登記事項も公開情報です。
法務局で手数料を払えば、誰でも登記事項証明書を取得できます。
名称、主たる事務所、目的、代表権を持つ理事の氏名と住所が載ります。
設立の年月日や、資産の総額も記載されます。
つまり、代表者の住所は誰でも知ることができる状態です。
取引先が信用を確認する目的で取得することもあります。
助成金の申請でも、登記事項証明書の提出を求められます。
内容が古いままだと、そこで指摘されることになります。
役員変更や移転の登記を怠らないことが、結局は自分たちのためです。
情報公開のまとめ
NPO法人には、情報公開の義務があります。
定款、認証書の写し、登記事項証明書の写しを事務所に備え置きます。
直近5事業年度の事業報告書等と、役員名簿、社員名簿も対象です。
社員その他の利害関係人から請求があれば、閲覧に応じます。
所轄庁へ提出した書類は、窓口や内閣府のポータルで誰でも見られます。
個人情報が公開されることは、就任や入会の依頼時に説明しましょう。
公開を前提に運営することが、結果として団体を守ります。
よくある質問
A. 定款、認証書の写し、登記事項証明書の写し、直近5事業年度の事業報告書等（事業報告書・活動計算書・貸借対照表・財産目録）、役員名簿、社員名簿です。
A. 事務所での閲覧を請求できるのは社員その他の利害関係人です。一方、所轄庁へ提出した書類は窓口や内閣府のポータルサイトで誰でも見ることができます。
A. 役員名簿には氏名と住所が記載され、公開の対象になります。就任を依頼するときに、あらかじめ説明しておきましょう。
A. 正当な理由なく拒むことはできません。事前連絡をもらう運用にし、対応の手順を決めておくとスムーズです。
A. 義務ではありません。ただし年次報告をサイトに載せる団体は増えており、寄付や助成金の場面で信頼につながります。
A. 所轄庁から提出を促され、従わなければ改善命令の対象になります。3年以上提出しない状態が続くと認証の取消しにつながることがあります。
📖 参考にした公的機関の情報
